RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 072-2000 - CG
MARCO GENERAL
DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
200 NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
210
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
PRESUPUESTO
230
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA
250
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
ENDEUDAMIENTO PÚBLICO
280
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
CONTABILIDAD PÚBLICA
300
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
500
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA SISTEMAS
COMPUTARIZADOS
600
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE OBRAS
PÚBLICAS
1.
En
esta sección se describen los aspectos generales de las normas de control
interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la
República. Se define los conceptos más importantes, objetivos, ámbito de
aplicación, características y en general aquellos criterios que serán
necesarios utilizar para su emisión e implantación a cargo de las entidades públicas
sujetas al Sistema Nacional de Control.
DEFINICIÓN
2.
Las
Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas
por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración
de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada
estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y
guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía de las operaciones.
3.
Los
titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y
actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la
naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo
momento el costo – beneficio de los controles y procedimientos implantados.
4.
Las
normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de
aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor
amplitud se describen en el marco general de la estructura de control interno
para el sector público que forma parte de este documento.
OBJETIVOS
5.
Las
Normas de Control Interno para el Sector Público tienen los objetivos
siguientes:
·
Servir
de marco de referencia en materia de control interno para las prácticas y
procedimientos administrativos y financieros;
·
Orientar
la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de
gestión e información gerencial en las entidades públicas;
·
Proteger
y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se
efectúen apropiadamente;
·
Controlar
la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas se
encuentren dentro de los programas y presupuestas autorizados;
·
Permitir
la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las
operaciones, a través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso
de responsabilidad institucional; y,
·
Orientar
y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
6.
Las
Normas de Control Interno para el Sector Público se aplican en todas las
entidades comprendidas dentro del ámbito de competencia del Sistemas Nacional
de Control, bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los
jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que
hagan sus veces.
7.
En
caso que estas normas no sean aplicables en determinadas situaciones, será
mencionado específicamente en el rubro limitaciones al alcance de cada norma.
La Contraloría General de la República establecerá los procedimientos para
determinar las excepciones a que hubiere lugar.
8.
Las
Normas de Control Interno para el Sector Público no interfieren con las
disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas
por los sistemas administrativos, así como otras normas que se encuentren
vigentes. La aplicación de estas normas contribuye al fortalecimiento de la
estructura de control interno establecida en las entidades.
9.
EMISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Es competencia de la
Contraloría General de la República, en su calidad de organismo rector del
Sistema Nacional de Control la emisión y/o modificación de las normas de
control interno aplicables a las entidades del sector públicas sujetas a su
ámbito.
10.
ESTRUCTURA
Las Normas de Control
Interno para el Sector Público tienen la siguiente estructura:
·
Código
: contiene cinco dígitos, los tres primeros indican el área/subáreas y, los dos
últimos, la numeración correlativa
·
Título:
es la denominación breve de la norma.
·
Sumilla:
Es la parte dispositivo de la norma o el enunciado que debe implementarse en
cada entidad.
·
Comentarios:
Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que
faciliten su implantación en las entidades públicas.
·
Limitaciones
al alcance: Precisa en los casos que sean aplicables a aquellas entidades
eximidas de su cumplimiento, por factores específicos.
11.
CARACTERÍSTICAS
Las normas de control
interno para el Sector Público tienen las características siguientes:
·
Concordantes
con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los sistemas de
presupuesto, tesoro, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, así
como con otras disposiciones relacionadas con el control interno.
·
Compatibles
con los principios del control interno, principios de administración y las
normas de auditoria gubernamental emitidas por la Contraloría General de la
República.
·
Sencillas
y claras en su presentación y referidas a un asunto específico.
·
Flexibles,
permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con las
circunstancias, según los avances en la modernización dela administración
gubernamental.
ÁREAS DE LAS NORMAS DE
CONTROL INTERNO
Las normas de control
interno para el Sector Público se encuentran agrupadas por áreas y subáreas.
Las áreas de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios afines.. las áreas previstas son las siguientes:
·
Normas
generales de control interno
·
Normas
de control interno para la administración financiera gubernamental
·
Normas
de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos
·
Normas
de control interno para el área de administración de personal
·
Normas
de control interno para el área de obras públicas
12.
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
Comprenden las normas que
promueven la existencia de un control interno sólido y efectivo en las
entidades públicas, cuya implementación constituye responsabilidad de los niveles
de dirección y gerencia en éstas. La combinación de estas normas establecen el
contexto requerido para un control interno apropiado en cada entidad pública.
13.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
GUBERNAMENTAL
·
Normas
de control interno para el área de presupuesto.
·
Normas
de control interno para el área de tesorería.
·
Normas
de control interno para el área de endeudamiento público.
·
Normas
de control interno para el área de contabilidad.
14.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE PRESUPUESTO
Regulan los aspectos claves
del control interno relacionado con el sistema de gestión presupuestaria.
Consideran como marco de referencia, la legislación en materia presupuestaria y
las directivas emitidas por el órgano rector del sistema.
15.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA
Están orientadas a
identificar los controles básicos en el proceso de tesorería, a fin de que su
aplicación proporcione a la administración financiera gubernamental, seguridad
razonable sobre el buen manejo de fondos y valores, asegurando la eficiencia en
el logro de objetivos institucionales y minimizando los riesgos en la gestión.
16.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ENDEUDAMIENTO PÚBLICO
Se orientan, básicamente, a
cautelar la validez y contabilidad de la información que administra el
endeudamiento público, buscando el procesamiento coordinado de operaciones y
acciones administrativas efectuadas en sus diferentes etapas.
17.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD
Están orientadas a lograr
que la información financiera sea válida y contable y elaborada con
oportunidad. Tales normas buscan que la contabilidad sea un elemento integrador
de las operaciones propias de administración financiera, produciendo reportes y
estados financieros apropiados y útiles, tanto para la gerencia, como para
otros usuarios.
18.
NORMAS DE CONTROL PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
Regulan los aspectos
relativos al proceso de abastecimiento, así como respecto a los mecanismos de
protección y conservación de activos fijos.
19.
NORMAS DE CONTROL PARA EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Están referidas a los
mecanismos que utilizan las entidades gubernamentales para la administración
integral de los recursos humanos, a efecto de lograr eficiencia y productividad
en el desempeño funcional de sus servidores.
20.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA SISTEMAS COMPUTARIZADOS
Se dirigen a promover la
eficiencia en la organización, mantenimiento y seguridad de los sistemas computarizados
que procesan la información, que requieren las entidades para el desarrollo de
sus actividades.
21.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE OBRAS PÚBLICAS
Se refieren a los aspectos
relacionados con la ejecución de obras públicas, las mismas que se orientan a
promover la eficiencia en las actividades propias de proceso de contratación,
ejecución, recepción y liquidación de obras y control de las obras por
administración directa.
IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS
DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
22.
Corresponde
al Sistema Nacional de Control formular recomendaciones para mejorar la
eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el manejo de sus
recursos, así como los procedimientos y operaciones que utilizan en su
accionar, con el fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de
control interno.
23.
Todas
las normas internas y procedimientos administrativos que se dicten en el sector
público, deben ser concordantes con las normas de control interno emitidas por
la Contraloría General de la República, conforme a lo dispuesto en el Artículo
16° inciso b) del Decreto Ley N° 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.
24.
El
titular de cada entidad debe adoptar las acciones orientadas a la implementación
progresiva de las normas de control interno, mediante la aprobación de
procedimientos y cualquier otro instrumento normativo.
25.
La
Contraloría General de la República, los Órganos de Auditoría Interna de las
entidades públicas y los auditores externos, deben evaluar el cumplimiento de
las normas de control interno para el sector público como parte de su examen,
independientemente, de la autoevaluación que cada entidad debe practicar con
determinada periodicidad para identificar aquellas áreas susceptibles de ser
mejoradas.
GLOSARIO
26.
Al
final de este documento se incluye un glosario con los términos utilizados en
el desarrollo de las Normas de Control Interno para el Sector Público.
MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE
CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
01.
El
Marco general de la estructura de control interno define los conceptos básicos,
tanto de la estructura de control interno, como de sus componentes que se
encuentran integrados en el proceso administrativo en las entidades públicas.
También determina la responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia,
incluyendo la actitud de la alta dirección, para el establecimiento,
mantenimiento y evaluación continua del control interno institucional. La
combinación de estos conceptos determinan el ámbito necesario para un efectivo
sistema de control interno en cada entidad que incrementará su efectividad y
eficiencia. El marco general de la estructura de control interno comprende:
·
Definición
de control interno.
·
Estructura
del control interno.
·
Responsabilidad
de la dirección en la implementación del control interno.
·
Limitaciones
de la efectividad del control interno.
DEFINICIÓN DE CONTROL
INTERNO
02.
Con
la finalidad de asegurar una adecuada comprensión de la naturaleza y alcance
del Control Interno, en el sector público se establece su definición:
DEFINICIÓN DE CONTROL
INTERNO
Es un proceso continuo
realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad; para
proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos
siguientes:
·
Promover
la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios que deben brindar cada entidad pública;
·
Proteger
y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal;
·
Cumplir
las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
·
Elaborar
información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
03.
Promover
la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pública. Este objetivo se refiere a los
controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten
las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía.
Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización,
dirección y control de las operaciones en los programas, así como los sistemas
de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
04.
La
efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas
programadas; la eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes
o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos; en tanto
que, la economía, se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se
adquieren recursos físicos, financieros sy humanos, en cantidad y calidad
apropiada y al menor costo posible.
05.
El
control de calidad en el sector público debe permitir promover mejoras en las
actividades que desarrollan las entidades y proporcionar mayor satisfacción en
el público, menos defectos y desperdicios, mayor productividad y menores costos
en los servicios.
06.
Proteger
y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal. Este objetivo está relacionado con las
medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no
autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones para la entidad,
incluyendo los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos.
07.
Los
controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las
pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo,
adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios.
08.
Cumplimiento
de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Este objetivo se refiere
a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de políticas y
procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea
consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y
concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental.
09.
Elaborar
información financiera válida y confiable. Presentada con oportunidad. Este
objetivo tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos
por la administración para asegurar que la información financiera elaborada por
la entidad es válida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en
los informes. Una información es válida porque se refiere a operaciones o
actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser
considerada como tal; en tanto que una información confiable es aquella que
brinda confianza a quien la utiliza.
ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
10.
Se
denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una
entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos
del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por cinco
componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión
y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.
11.
Esto
permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de sus
supervisores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los
verdaderos ejecutivos, se posicionen como los responsables del sistema de
control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el logro
de sus objetivos.
12.
Para
operar la estructura de control interno se requiere la implementación de sus
componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al proceso
administrativo. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas
que son utilizadas para el medir el control interno y determinar su
efectividad, los que se describen a continuación:
·
Ambiente
de Control Interno
·
Evaluación
del Riesgo
·
Actividades
de Control Gerencial
·
Sistemas
de información y comunicaciones
·
Actividades
de Monitoreo
AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
13.
Se
refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas
de las personas con respecto al control de sus actividades. Como el personal
resulta ser la esencia de cualquier actividad, sus atributos constituyen el
motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa.
14.
El
ambiente de control tienen gran influencia en la forma en que son desarrolladas
las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente,
tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las
actividades de monitoreo. Son elementos del ambiente de control, entre otros,
integridad y valores éticos, estructura orgánica, asignación de autoridad y
responsabilidad y políticas para la administración de personal.
EVALUACIÓN DEL RIESGO
15.
El
riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte
adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y
manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y
que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la
entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas
que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información
financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados
financieros. Son elementos de la evaluación del riesgo, entre otros, cambios en
el ambiente operativo del trabajo, ingreso de nuevo personal, implementación de
sistemas de información nuevos y
reorganización en la entidad.
16.
La
evaluación de riesgos debe ser responsabilidad de todos los niveles gerenciales
involucrados en el logro de objetivos. Esta actividad de auto-evaluación que
practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos para
asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido
apropiadamente realizados. También esta autoevaluación debe ser revisada por
los auditores externos en su examen anual.
ACTIVIDADES DE CONTROL
GERENCIAL
17.
Se
refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad
para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en
sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también
porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su
cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar el logro de objetivos de
la entidad. Son elementos de las actividades de control gerencial, entre otros,
las revisiones del desempeño, el procesamiento de información computarizada,
los controles relativos a la protección y conservación de los activos, así como
la división de funciones y responsabilidades.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
18.
Está
constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar,
procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad.
La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la
gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las
actividades de la entidad.
19.
En
el sector público el sistema integrado de información financiera debe propender
al uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología
informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las
áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad
gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los
administradores gubernamentales.
20.
La
comunicación implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la
información financiera dentro de una entidad.
ACTIVIDADES DE MONITOREO
21.
Representan
al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al
sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así
lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles,
insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento.
22.
El
monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
a)
Durante
la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad;
b)
De
manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución
de las actividades, incluidas las de control; y,
c)
Mediante
la combinación de ambas modalidades.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO
23.
El
control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con
responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores
internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de
control interno funciones con efectividad, eficiencia y economía.
24.
Una
estructura sólida del control interno es fundamental para promover el logro de
sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad.
Por ello, la dirección es responsable de la aplicación y supervisión del
control interno.
25.
La
legislación puede establecer la definición del control interno y sus objetivos,
así como prescribir las políticas que se deben aplicar para supervisar la
estructura de control interno e informar sobre su idoneidad.
26.
La
dirección de una entidad gubernamental debe adoptar una actitud positiva frente
a los controles internos, que le permita tener una seguridad razonable, en
cuanto a que los objetivos del control interno han sido logrados. Para
contribuir al fortalecimiento del control interno han sido logrados. Para
contribuir al fortalecimiento del control interno en el sector público, la
dirección debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se
enumeraron a continuación:
·
Apoyo
institucional a los controles internos;
·
Respondabilidad
sobre la gestión;
·
Clima
de confianza en el trabajo;
·
Transparencia
en la gestión gubernamental; y,
·
Seguridad
razonable sobre el logro de los objetivos del control interno.
APOYO INSTITUCIONAL A LOS
CONTROLES INTERNOS
27.
Los
directivos y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una
actitud positiva y de apoyo a los controles internos. La actitud es una
característica de la alta dirección de cada entidad y se refleja en todos los
aspectos relativos a su actuación. Su participación y apoyo favorece la
existencia de una actitud positiva.
28.
Esta
actitud puede lograrse mediante el compromiso de la dirección por implementar
controles internos apropiados en la entidad y asignarles la debida prioridad.
Los directivos deben
demostrar su apoyo a los controles internos efectivos, destacando la
importancia a una auditoría interna objetiva e independiente, que identifica la
áreas en que puede mejorarse el rendimiento
y, reaccionando favorablemente ante la información que incluye sus
informes.
29.
Los
funcionarios y empleados de la entidad deben aplicar los controles internos y
adoptar medidas que promuevan se efectividad. El respaldo de la alta dirección
sobre los controles internos repercute sobre el nivel de rendimiento y favorece
la calidad de éstos.
RESPONDABILIDAD
30.
Respondabilidad
(accountability), se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de
rendir cuenta ante una autoridad
superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo y/o por
una misión u objetivo encargado y aceptado. Este proceso se sub-divide en
respondabilidad financiera y respondabilidad gerencial.
31.
La
respondabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que
maneja fondos o bienes públicos de responder ante su superior y públicamente
ante otros, sobre la manera cómo se desempeñó sus funciones. La respondabilidad
gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios
y empleados sobre cómo gastaron los fondos o manejaron los bienes públicos, si
lograron los objetivos previstos y, si éstos, fueron cumplidos con eficiencia y
economía.
32.
Corresponde
a la dirección de cada entidad promover el proceso de respondabilidad
institucional. Para su implementación se requiere de la existencia de una
administración financiera moderna, acompañada de una estructura de control
interno sólida.
CLIMA DE CONFIANZA EN EL
TRABAJO
33.
La
dirección y gerencia deben fomentar un apropiado clima de confianza que asegure
el adecuado flujo de información entre los empleados de la entidad. La
confianza tiene su base en la seguridad en otras personas y en su integridad y
competencia, cuyo entorno las anima a conocer los aspectos propios de su
responsabilidad.
34.
La
confianza mutua entre empleados crea las condiciones para que exista un buen
control interno. La confianza apoya el flujo de información que los empleados
necesitan para tomar decisiones, así como también la cooperación y la
delegación de funciones contribuyen al logro efectivo de los objetivos de la
entidad.}
35.
La
comunicación abierta depende del nivel de confianza existente dentro de la
entidad. Un alto nivel de confianza anima a las personas a tener la seguridad
de conocer todo lo que sea de su competencia. Compartir tales informaciones
refuerza el control, al reducir la dependencia y la presencia continuada,
respecto de una persona con buen juicio y habilidad.
36.
La
fluidez de las comunicaciones entre los servidores y la voluntad para delegar
funciones son indicadores del nivel de confianza existente entre ellos. Los
cambios en la entidad tales como su reorganización indefinida o reducción de
personal en forma periódica, puede impactar sobre una atmósfera de confianza,
particularmente, si tales cambios son implementados de manera inconsistente con
los valores de la organización.
37.
Corresponde
a la dirección y gerencia de cada entidad establecer los mecanismos que
fomenten un clima de confianza que asegure el adecuado flujo de información
entre las unidades y los servidores de su entidad.
TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN
GUBERNAMENTAL
38.
La
demanda de mayor información sobre el funcionamiento de las entidades,
programas, proyectos y otros servicios gubernamentales es cada vez más notoria.
Tanto los legisladores, como los gerentes gubernamentales y el público en
general, tienen interés en conocer si los fondos fiscales se administran
correctamente, de acuerdo a ley y, si los fines para los cuales fueron
autorizados los recursos se están cumpliendo.
39.
La
transparencia en la gestión de los recursos del Estado comprende, de un lado,
la obligación de la entidad pública de divulgar información sobre las
actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, de otro
lado, la facultad del público de acceder sin restricciones a tal información,
para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción
de la gestión gubernamental.
40.
Corresponde
a la dirección de cada entidad establecer políticas generales para promover la
transparencia en la gestión de los recursos públicos y permitir el acceso del
público a las informaciones que genere. Igualmente, corresponde a los órganos
del Sistema Nacional de Control examinar e informar sobre la calidad de la
información que las entidades públicas brindan al público.
SEGURIDAD RAZONABLE SOBRE EL
LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
41.
La
estructura de control interno debe proporcionar seguridad razonable de que los
objetivos del control interno han sido logrados. La seguridad razonable se
refiere a que el costo del control interno, no deba exceder el beneficio que se
espera obtener de él. La dirección de cada entidad debe identificar los riesgos
que implican las operaciones y, estimar el margen de riesgo aceptable en
términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias.
42.
Establecer
controles internos rentables que permitan minimizar el riesgo, requiere de una
adecuada comprensión por parte de la dirección de los objetivos que desea
lograr, en vista que podrían diseñarse sistemas con controles excesivos en
áreas concretas, con el consecuente efecto negativo sobre otras operaciones.
LIMITACIONES DE LA
EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO
43.
Ninguna
estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar por sí
misma, una gestión efectiva y eficiente, así como registros en información
financiera íntegra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores,
irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos
de confianza. Los controles internos que dependen de la segregación de
funciones, podrían resultar no efectivos si existiera colusión entre los
empleados. Los controles de autorización podrían ser objeto de abuso por la
misma persona que adopta la decisión de implementarlos o mantenerlos.
44.
Como
en ciertos casos, la propia dirección podría no observar los controles internos
que ella misma ha establecido, mantener una estructura de control interno que
elimine cualquier riesgo de pérdida, error, irregularidad o fraude, resultaría
un objetivo imposible y, es probable que, más costoso que los beneficios que se
esperan obtener.
45.
Cualquier
estructura de control interno depende del factor humano y, consecuentemente,
puede verse afectada por un error de concepción, criterio o interpretación,
negligencia o distracción.
46.
Aunque
pueda controlarse la competencia e integridad del personal que concibe y opera
el control interno mediante un adecuada proceso de selección y entrenamiento;
estas cualidades pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la
entidad. Es más, si el personal que realiza el control interno no entiende cual
es su función en el proceso o decide ignorarlo, el control interno resultará
ineficaz.
47.
Los
cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la
efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles.
Por esta razón, la dirección debe evaluar periódicamente los controles
internos, informar al personal de los cambios que se implementen y, dar buen
ejemplo a todos respetándolos.
100 NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO
En esta sección se presentan
las normas de control interno que conjuntamente con el marco general de la
estructura de control interno para el sector
público, constituyen los criterios y las guías que deben utilizar las
entidades del sector público para implantar y fortalecer la estructura de control
interno en sus diferentes actividades. Las normas generales han sido redactadas
teniendo en cuenta los conceptos modernos que sobre control interno han
publicado diversos organismos profesionales y, recogen fundamentalmente,
aquellos principios y prácticas sanas de control interno de aplicación general
utilizadas para promover la administración eficiente de los recursos públicos.
CONTENIDO
100-01 Objetivos
generales del control interno.
100-02 Integridad
y valores éticos.
100-03 Estructura
orgánica de la entidad.
100-04 Asignación
de autoridad y responsabilidad.
100-05 Segregación
de funciones.
100-06 Sistema
de autorización y ejecución de operaciones.
100-07 Integración
de las operaciones de administración financiera gubernamental.
100-08 Monitoreo
de controles internos.
100-09 Auditoría
anual en las entidades públicas.
100-10 Respondabilidad
(Accountability)
100-11 Control
de la calidad de servicios brindados.
100-12 Función
de auditoría interna en las entidades.
100-01
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
La dirección debe
establecer, aprobar y divulgar los objetivos del control interno para las
distintas actividades que desarrolla la entidad.
Comentario:
01.
Corresponde
a la alta dirección determinar, aprobar y divulgar los objetivos del control
interno, los que deben ser apropiados, completos, razonables y estar integrados
con los objetivos generales de la entidad. Los objetivos constituyen los puntos
finales que la dirección intenta lograr y deben adecuarse a la naturaleza de
sus operaciones.
02.
Los
objetivos del control interno son los siguientes:
-
promover
la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad;
-
proteger
y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal;
-
cumplir
las leyes, reglamentos y normas gubernamentales; y,
-
elaborar
información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
03.
La
identificación de los objetivos específicos del control interno en cada
entidad, incluye a todas las operaciones que pueden agruparse en las categorías
siguientes:
a)
actividades
de gestión: comprenden la política general y las funciones de planeamiento, organización,
dirección y auditoría interna;
b)
actividades
operacionales: relacionadas con el cumplimiento de los fines propios de la
entidad;
c)
actividades
financieras: comprenden las áreas de control tales como: presupuesto, tesorería
y contabilidad; y,
d)
actividades
administrativas: son aquellas que respaldan las tareas principales de la
entidad.
100-02 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
Derogado por Resolución de
Contraloría N° 123-2000-CG, publicada en el Diario Oficial “El Peruano” de
fecha 01-07-2000.
100-03 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA
ENTIDAD
Cada entidad debe diseñar su
organización en base al criterio al criterio de racionalidad, de acuerdo a la
naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones.
Comentario
01.
Se
denomina organización a la estructura formalizada mediante la cual se
identifican y grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las
correspondientes líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
El organigrama describe la estructura formal de la entidad.
02.
La
organización de una entidad proporciona el armazón que define las actividades
que serán planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas. Involucra aspectos
tales como:
a)
determinación
de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la
entidad;
b)
integración
de las funciones y actividades en unidades orgánicas;
c)
la
jerarquización de la autoridad, de manera que los grupos o individuos separados
por la división de funciones en el trabajo, actúen coordinadamente y enmarcados
en claras líneas de responsabilidad; y,
d)
identificación
de áreas clave y líneas de información.
03.
Dentro
de los factores a tener en cuenta al diseñar la organización se encuentran:
-
la
organización debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su
estructura, resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas.
-
La
estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El establecer una
división, demasiado precisa en los deberes y obligaciones, puede generar un
atraso en el procesamiento de las operaciones.
-
Las
unidades orgánicas deben diseñarse con el fin de obtener el máximo de
efectividad con el menor costo posible.
04.
Corresponde
a cada entidad pública organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las
disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales
de organización; todo lo cual debe materializarse en el Reglamento de
Organización y Funciones y el organigrama estructural correspondiente.
100-04 ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD
La dirección de cada entidad
debe definir con claridad las líneas de autoridad y responsabilidad funcional
de los servidores que presten servicios en ella.
Comentario:
01.
Autoridad
es la relación existente en cargos organizacionales donde una persona
–administrador- tiene responsabilidad de las actividades que efectúen otras
personas –subordinadas-. La autoridad es inherente al cargo funcional y ejerce
discrecionalidad al adoptar decisiones que afecten a los servidores bajo su
mando. Ello implica el ejercicio de un tipo de poder legítimo, pero
circunscrito al ámbito de una organización.
02.
El
titular de la entidad debe fijar con claridad las distintas líneas de
autoridad, así como los distintos niveles de mando y responsabilidad funcional.
Los funcionarios ejecutivos de nivel superior deben delegar autoridad necesaria
a los niveles inferiores para que puedan adoptar decisiones en los procesos de
operación y cumplir con las responsabilidades asignadas.
03.
En
toda entidad debe establecerse en forma clara y por escrito, para cada nivel,
las correspondientes funciones y responsabilidades del personal y unidades
orgánicas dependientes, las que son presentadas en los manuales de organización
y funciones que deben ser aprobados por su titular.
04.
Algunos
factores a considerar en la asignación de autoridad y responsabilidad son los
siguientes:
-
Cada
funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y
necesarias, de lo contrario existirán fricciones, demoras o inercia en la
entidad.
-
Si
las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo
de que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o empleado. Su
definición evita culpar a otros por fallas en la acción o por acciones
inapropiadas.
-
Si
se delega autoridad a los empleados, el funcionario debe tener un medio
efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las tareas asignadas.
Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre
las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera
lograr.
-
Debe
evitarse la duplicación o conflicto de labores al asignar funciones y
responsabilidades.
05.
Ninguna
persona debe ejercer autoridad dentro de una organización pública, sin haber
sido designado previamente en un cargo funcional, de conformidad con las
disposiciones establecidas por ley, ni desempeñar funciones que no le han sido
confiadas oficialmente.
06.
La
dirección y gerencia de cada entidad son responsables de cautelar a través de
los niveles funcionales correspondientes que se cumpla la asignación de
atribuciones y responsabilidades, establecidas en los Manuales de Organización
y Funciones.
100-05 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
La dirección de las
entidades deben limitar las tareas de sus unidades y servidores, de modo que
exista independencia y separación entre funciones incompatibles.
Comentario:
01.
El
titular de la entidad debe tener cuidado en definir las tareas de las unidades
y sus servidores, de manera que exista independencia y separación de funciones
incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro,
custodia de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones. Debe
promoverse y exigirse también el período vacacional anual de los servidores
para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso del personal que
maneja fondos o valores.
02.
Por
lo tanto, es conveniente evitar que todos los aspectos fundamentales de una
transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad
operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto
riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o
ilícitos.
03.
Las
funciones y responsabilidades deben distribuirse sistemáticamente a varias
personas para asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades
delegadas. Entre las funciones clave figuran la autorización y el registro de
las transacciones, la emisión de planillas y documentos de remuneraciones. Sin
embargo, la colusión puede reducir o eliminar la efectividad de esta práctica
de control interno.
04.
Una
entidad pequeña puede que no tenga suficiente personal empleado para aplicar la
segregación de funciones plenamente. En tal caso, la dirección debe ser
consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros
controles. La rotación del personal contribuye a que los aspectos centrales de
las transacciones o hechos contables, no se concentren en una sola persona por
un espacio de tiempo prolongado.
100-06 SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y
EJECUCIÓN DE OPERACIONES
Las operaciones y actos
administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que
actúen dentro de su campo de competencia funcional.
Comentario:
01.
La
autorización es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos
administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección. La
autorización debe estar documentada y ser comunicada directamente a los
funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los términos y condiciones,
bajo las cuales se concede la autorización.
02.
La
conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las
tareas que deben desarrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro
de sus respectivas competencias, se adecuen a las disposiciones emanadas por la
dirección en concordancia con el marco legal vigente.
03.
El
acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas
autorizadas, quienes están obligadas a rendir cuenta de la custodia y su
utilización. La restricción del acceso a los recursos permite reducir el riesgo
de una utilización no autorizada o pérdida, contribuyendo al cumplimiento de
las políticas dictadas por la dirección. El acceso a documentos vulnerables y
las responsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques en blanco,
puede restringirse mediante políticas que obliguen a mantener los fondos o
valores en una caja fuerte, prenumerando los documentos o encargando su
custodia a personas responsables.
04.
La
dirección es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la
transferencia, asignación y utilización de fondos para atender actividades
específicas de la entidad que están relacionadas con el cumplimiento de las
metas programadas.
100-07 INTEGRACIÓN DE LAS
OPERACIONES DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
La dirección debe promover
que las operaciones relativas a la administración financiera gubernamental se
integren en una base de datos común y de uso compartido por los usuarios, que
fortalezca el sistema de control interno en la entidad.
Comentario:
01.
El
sistema integrado de administración financiera engloba la totalidad de los
ingresos y gastos de una entidad pública. Está conformado por las áreas de
presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad, las que se
encargan de procesar e informar sobre la gestión de los recursos financieros,
así como proporcionar el flujo de información correspondiente.
02.
El
sistema tiene como objetivo:
a)
Descentralizar
la información sobre la ejecución financiera y presupuestaria para las
entidades del sector público;
b)
Tratar
a la información con un enfoque gerencial; y,
c)
Liberar
a los usuarios de las limitaciones creadas por el sistema de administración de
fondos existente.
03.
El
sistema integrado de administración financiera comprende una base de datos
única, soportada por tecnología informática, que permite procesar el ingreso y
salida de información, así como el control de flujo del gasto en tiempo real,
lo que permite llevar la contabilidad en línea. Esta base de datos centralizada
es compartida por todos los usuarios, de manera que una transacción o evento
ingresa una sola vez al sistema desde su punto de origen. El eje del sistema de
información financiera debe ser la contabilidad.
04.
La
implementación del sistema integrado de administración financiera tiene, entre
otras ventajas las siguientes: realizar un control en línea del proceso
presupuestario en el nivel central y operativo; controlar el flujo de fondos
mediante una efectiva gerencia de caja; facilitar la aplicación de controles
previos para la ejecución del gasto; monitorear en línea actividades de alto
riesgo; comparar físicamente bienes y activos con registros computarizados; y,
producir informes que revelen posibles debilidades, desviaciones y riesgos.
05.
Corresponde
a la dirección promover, de acuerdo a su propia realidad, la adopción de
medidas que permitan centralizar el procesamiento de operaciones de la gestión
financiera, en una base de datos única y de uso compartido por todos los
usuarios.
100-08 MONITOREO DE CONTROLES
INTERNOS
La dirección debe evaluar en
forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante
cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria
a los criterios de economía, eficiencia y efectividad.
Comentario:
01.
El
monitoreo de las operaciones asegura que los controles internos contribuyan al
logro de los resultados previstos. Esta tarea debe incluirse dentro de los
métodos y procedimientos adoptados por la dirección para controlar las
operaciones y garantizar que éstas se ejecuten de acuerdo con los objetivos de
la entidad. El monitoreo también significa el adecuado tratamiento de
evidencias y recomendaciones de los auditores, con el propósito de determinar
las medidas correctivas que sean necesarias, en las circunstancias. La función
de auditoría interna constituye una herramienta de soporte para las actividades
de monitoreo en las entidades públicas.
02.
Los
funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de
examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar, cuando
proceda, el trabajo en puntos críticos; debiendo proporcionar las directrices y
la capacitación necesaria para minimizar errores, despilfarros, actos
irregulares o ilícitos, así como asegurar el cumplimiento de las políticas
establecidas por la dirección.
03.
La
asignación, revisión y aprobación del trabajo efectuado por el personal debe
tener como resultado el control efectivo de sus actividades. Ello incluye, la
observancia de los procedimientos establecidos y la supresión de los errores y
prácticas ineficientes.
04.
Los
directivos deben monitorear en forma continua (autoevaluación) las operaciones
y adoptar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de
comportamiento que no guarde concordancia con los objetivos del control
interno. Se denomina medidas correctivas, las acciones que adopta la gerencia
con el objeto de corregir una desviación de control interno. La autoevaluación
es una práctica sana de control interno que debe utilizar la administración de
las entidades públicas.
100-09 AUDITORÍA ANUAL EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS
Las entidades deben
someterse a una auditoría anual de sus operaciones y actividades para asegurar
una adecuada respondabilidad (accountability) por la gestión y manejo de los
fondos públicos asignados.
Comentario:
01.
La
gestión en las entidades, programas y proyectos del sector público, descansa en
una compleja estructura de relaciones que vinculan a todos los niveles del
gobierno. Los funcionarios públicos deben rendir cuenta de sus actividades ante
el público y sus autoridades. Este concepto no siempre se encuentra
especificado en el marco legal vigente, sin embargo, la obligación de rendir
cuenta (Respondabilidad) es inherente al proceso gubernamental.
02.
La
auditoría financiera y de gestión, constituye un mecanismo fundamental del
proceso de rendición de cuenta, toda vez que permite emitir una opinión
independiente, respecto a si los estados financieros de una entidad presentan
razonablemente los resultados de sus operaciones financieras. La auditoría de
gestión es también otra parte importante del mecanismo de rendición de cuenta.
03.
Por
lo tanto, las entidades deben someterse a una auditoría anual de sus
operaciones y controles internos, con especial énfasis en programas y proyectos
gubernamentales. El establecimiento de términos de referencia que incluyan
requisitos uniformes para esta auditoría, constituye un mecanismo importante
para su eficaz implementación. Los términos de referencia deben indicar:
-
Una
auditoría de estados financieros, de acuerdo con normas de auditoría
gubernamental y normas internacionales de auditoría;
-
Informe
sobre la estructura de control interno;
-
Informe
sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos que puedan tener un efecto
importante en los estados financieros; y,
-
Recomendaciones
sobre el control interno financiero-contable.
04.
Corresponde
a la alta dirección de las entidades, programas y proyectos, viabilizar las
acciones que permitan hacer eficaz el proceso de rendición de cuenta por las
operaciones ejecutadas. Ello puede lograrse mediante auditoría externa o a
través de la participación de la Oficina de Auditoría Interna.
Limitaciones
al alcance
05.
La
Contraloría General de la República establecerá las directivas que deben
tenerse en cuenta para la auditoría anual que se practique en entidades que
manejen recursos por montos no significativos.
100-10 RESPONDABILIDAD
(ACCOUNTABILITY)
Derogado por Resolución de
Contraloría N° 123-2000-CG, publicada en el Diario Oficial “El Peruano” de
fecha 01-07-2000.
100-11 CONTROL DE CALIDAD SOBRE LOS
SERVICIOS BRINDADOS
La dirección debe promover
la aplicación del control calidad para conocer la bondad de sus servicios y/o
productos, el grado de satisfacción de parte del público y el impacto de sus
programas o actividades.
Comentario:
01.
El
control de calidad aplicado en el sector gubernamental, debe permitir a las
entidades promover mejoras e incrementar la eficacia en las actividades que
desarrollan. Cuando se aplica de un modo eficaz el control de calidad, puede
proporcionar mayor satisfacción en el público, menos defectos y desperdicio en
la producción de bienes y/o servicios, mayor productividad y menores costos;
por ello, es importante crear un ambiente en donde la calidad tenga la más alta
prioridad institucional.
02.
La
implementación de la calidad en la entidad debe partir del análisis de las
necesidades del público y la evaluación objetiva respecto del grado en que son
satisfechas. Esto incluye el diseño de un plan para cerrar la brecha existente
entre la situación actual y la deseada. Corresponde a los administradores
gubernamentales establecer metas de calidad y proporcionar recursos para
desarrollar los programas de calidad, dentro de un libre flujo de
información y de acuerdo a la
disponibilidad de recursos existente.
03.
La
capacitación en el manejo de las técnicas de control de calidad, resulta ser
una herramienta importante para incrementar las habilidades de los servidores.
Los esfuerzos para mejorar la calidad requieren del apoyo y la participación de
la alta dirección y de quienes trabajan en equipo para implementar los cambios.
04.
Corresponde
a la dirección, el monitoreo de los esfuerzos para mejorar y controlar la
calidad de los servicios, mediante la utilización de herramientas y técnicas,
tales como el control estadístico de la calidad y la aplicación de programas de
mejoramiento continuo. Asimismo, compete a la dirección administrar los
obstáculos que puedan ser creados en los niveles de decisión intermedios, al
ver disminuir su poder de decisión por la reducción de las barreras funcionales
y por un mayor trabajo en equipo.
100-12 FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
EN LAS ENTIDADES
La alta dirección de cada
entidad debe ser responsable de organizar, mantener y fortalecer la Oficina de
Auditoría Interna, como parte de una adecuada estructura de control interno.
Comentario:
01.
En
toda entidad del sector público que se encuentre dentro del ámbito de
competencia del Sistema Nacional de Control debe establecerse un Órgano de
Auditoría Interna (OAI). Sus objetivos consisten en evaluar el cumplimiento de los
planes, políticas, leyes, reglamentos, normas y procedimientos que pueden tener
una incidencia importante en las operaciones, verificar los mecanismos para
salvaguardar activos, evaluar la economía y eficiencia con que está siendo
utilizados los recursos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas
establecidas para las operaciones p programas.
02.
Para
que los OAI operen con efectividad y eficiencia corresponde a la dirección de
cada entidad adoptar, entre otras acciones:
-
Ubicar
al OAI al más alto nivel jerárquico de la entidad para garantizar su
independencia, respecto de las actividades y operaciones por examinar.
-
Brindar
el debido respaldo a las labores que cumple el OAI.
-
Dotar
al OAI de personal profesional, así como los recursos materiales necesarios
para cumplir con su misión.
-
Apoyar
la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes que emita
el OAI.
03.
La
OAI debe gozar de suficiente independencia en relación a la administración de
la entidad y no debe estar involucrada en ningún proceso de gestión; por lo
tanto, no debe llevar a cabo funciones o actividades incompatibles que sean
parte de la administración y que posteriormente le disminuya su independencia,
como por ejemplo, formular e implementar procedimientos o preparar documentos
que tendría que revisar como parte de sus funciones. Asimismo, el personal de
esa oficina no debe participar en la revisión previa y/o aprobación de las
acciones contempladas por unidades operativas de la entidad, debiendo ejecutar
sus actividades con posterioridad a su realización, excepto en los casos
previstos por el Organismo Superior de Control.
200
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA GUBERNAMENTAL
La administración financiera
como sistema de apoyo de la administración pública, es definida como el sistema
por medio del cual tiene lugar la planificación, recaudación, asignación,
financiación, custodia, registro e información, dando como resultado la gestión
eficiente de los recursos financieros públicos necesarios para la atención de
las necesidades sociales.
Los componentes del sistema
de administración financiera son: presupuesto, tesorería, endeudamiento público
y contabilidad. estos componentes incluyen controles internos y durante el
ciclo fiscal tienen a su cargo la responsabilidad de proyectar, procesar e
informar las operaciones referidas a la administración de los recursos
financieros gubernamentales.
Las normas de control
interno para la administración financiera gubernamental se orientan a promover
controles claves en las diferentes áreas de los sistemas de administración
financiera gubernamental, dentro una óptica que posibilite la integración de
los controles internos y la información que procesan las áreas siguiente:
210 Presupuesto
230 Tesorería,
250 Endeudamiento público,
280 Contabilidad
Aun cuando los procesos
relacionados con el endeudamiento público, no tiene las características propias
de un sistema de gestión financiera, se considera importante incluir esta área
del sector público dentro de las normas de control interno.
Índice General Glosario Índice
210
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE PRESUPUESTO
El objetivo del sistema de
presupuesto es prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y
asignarlos anualmente para financiar los planes, programas y proyectos
gubernamentales. El proceso del sistema del presupuesto comprende las etapas
de: programación, formulación, aprobación, ejecución, control, evaluación y
liquidación.
La normas de control interno
para el área de presupuesto están orientadas a regular los aspectos clave del
presupuesto. Se considera como marco de referencia, la legislación en materia
presupuestaria y la normatividad emitida por el sistema de presupuesto, que es
un componente de la administración financiera gubernamental.
CONTENIDO
210-01 Control
del marco presupuestario de cada entidad.
210-02 Controles
para la programación de la ejecución presupuestaria.
210-03 Control
previo de los compromisos presupuestales.
210-04 Control
de la evaluación del presupuesto.
210-01 CONTROL DEL MARCO
PRESUPUESTARIO DE CADA ENTIDAD
Toda entidad que cuente con
presupuesto aprobado por ley, debe formular el marco que refleje el monto
autorizado inicial, las modificaciones y el monto autorizado final.
Comentario:
01.
El
marco legal del presupuesto autorizado es un reporte que permite visualizar en
conjunto el comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación
inicial por la Ley Anual de Presupuesto, hasta su situación final, luego de las
modificaciones efectuadas durante el ejercicio, (créditos suplementarios;
habilitaciones, transferencias y otros).
02.
Esta
información constituye un elemento de utilidad para la gestión gubernamental y
la auditoría. El marco presupuestario muestra las variaciones ocurridas en las
partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y
el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados. Así mismo, permite
apreciar si los dispositivos legales que respaldan tales variaciones corresponden
a los niveles de autorización pertinentes.
03.
El
órgano responsable del presupuesto debe formalizar el marco presupuestario de
cada entidad, desagregando la información por programas, fuentes de
financiamiento y grupos genéricos así como su monto global. Las modificaciones
presupuestarias efectuadas debe reflejarse, precisando el respectivo
dispositivo legal de aprobación.
210-02 CONTROLES PARA LA
PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Las entidades establecerán
procedimientos de control interno para la programación de la ejecución
presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las
asignaciones presupuestales aprobadas.
Comentario
01.
La
formulación del presupuesto de las entidades del Estado debe efectuarse en
observancia de los principios presupuestales, con el objeto de que el
presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la
administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en cuanto a
las metas físicas. Son principios del presupuesto: equilibrio entre ingresos y
gastos, universalidad, unidad y uniformidad, periodicidad, veracidad y
programación, entre otros.
02.
La
programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar
y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán
ejecutadas en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos
disponibles.
03.
En
casos de restricciones en la atención de recursos financieros, la programación
permite priorizar los gastos respecto a las metas a cumplir durante dicho
período, manteniendo el debido control respecto de las obligaciones que quedan
pendientes de pago. La adecuada utilización de la programación de la ejecución
contribuye a la efectividad y eficiencia de las operaciones que es un objetivo del
control interno.
04.
La
programación mensual de compromisos, efectuada por las entidades ejecutoras del
gasto en base a su asignación trimestral, debe ser priorizada de acuerdo con
las metas físicas fijadas por la entidad. Los calendarios de compromisos deben
ser formulados con la mayor precisión posible, evitando subsecuentes
modificaciones.
05.
Las
oficinas de presupuesto, en coordinación con la tesorería de cada entidad deben
implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar:
a)
Si
las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son
razonables; y
b)
Si
los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados
para su cobertura.
210-03 CONTROL PREVIO DE LOS
COMPROMISOS PRESUPUESTALES
Debe establecerse procedimientos
de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta
aplicación en las partidas presupuestales relativas a las metas programadas,
así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestales.
Comentario:
01.
Se
denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan
los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta
administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.
02.
La
etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida
al registro y afectación, y al pago de las respectivas asignaciones previstas
para el logro de las metas programadas.
03.
Es
importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la operación
que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el
programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la
autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y, existe disponibilidad
presupuestal suficiente para cubrir el monto solicitado.
04.
Este
mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los saldos
presupuestales disponibles, así como sobre los montos comprometidos que
permanecen pendientes de ejecución.
05.
Los
montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del gasto
establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados al pliego
presupuestario.
210-04 CONTROL DE LA EVALUACIÓN DEL
PRESUPUESTO
Deben implementarse
procedimientos de control interno que aseguren la validez y confiabilidad de
los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestal.
Comentario:
01.
La
evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión
gubernamental, por cuanto determina sus bases al análisis y medición de los
avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del
comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado
de cumplimiento de las metas programadas, en base al presupuesto aprobado.
02.
El
propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar
información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y
ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.
03.
La
evaluación practicada sobre la ejecución presupuestal debe identificar y
precisar las desviaciones en el presupuesto, posibilitando su corrección
oportuna mediante este mecanismo de retroalimentación.
04.
Corresponde
a la gerencia de cada entidad implementar los procedimientos de control que
permitan conocer, si el proceso utilizado para la recolección de datos, al
igual que los datos financieros y administrativos obtenidos para esa
evaluación, son razonables y apropiados en las circunstancias. Asimismo, la
revisión de la validez y pertinencia de los criterios utilizados para evaluar
el cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de los métodos de
medición empleados, brinda elementos de juicio adicionales sobre la
confiabilidad de tales evaluaciones.
230
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA
La Tesorería pública
constituye la síntesis de la gestión financiera gubernamental; por ser la que
administra y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio
económico y monetario. El sistema de Tesorería tiene a su cargo la
responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos tributarios y no
tributarios (programación financiera); captar fondos (recaudación); pagar su
vencimiento las obligaciones del Estado (procedimiento de pago), otorgar fondos
(recaudación) o pagar la adquisición de bienes y servicios en el sector público
y, recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.
Las normas de control
interno para el área de tesorería,
tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los
fondos y valores públicos. Estas normas son de aplicación en las entidades que
administren fondos del Tesoro Público.
CONTENIDO
230-01 Unidad
de caja en la tesorería.
230-02 Utilización
del flujo de caja en la programación financiera.
230-03 Conciliaciones
bancarias.
230-04 Garantía
de responsables del manejo o custodia de fondos o valores.
230-05 Medidas
de seguridad para cheques, efectivo y valores
230-06 Control
y custodia de cartas-fianza.
230-07 Uso
de formularios membretados pre-numerados para el movimiento de fondos.
230-08 Uso
de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorería.
230-09 Transparencia
de fondos por medios electrónicos.
230-10 Uso
del Fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 Depósito
oportuno en cuentas bancarias.
230-12 Arqueos
de fondos y valores.
230-13 Requisitos
de los comprobantes de pago recibidos por entidades públicas.
230-01 UNIDAD
DE CAJA EN LA TESORERÍA
Cada entidad debe centralizar la totalidad de
sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de
optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.
Comentario:
01.
Se
denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorería
para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de
la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la implementación de
mecanismos descentralizados de los procesos de pago.
02.
La
unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a las
prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación hace
posible que los fondos puedan ser colocados donde más se necesitan y ser
retraídos, cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de
gasto.
03.
El
concepto de unidad de caja debe aplicarse en ámbitos que constituyen un
universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos
provenientes del Tesoro Público, y en el nivel regional, cuando constituyan
ámbitos con autonomía económica y administrativa y dispongan de una Tesorería
Regional.
230-02 UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE
CAJA EN LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA
Cada entidad debe elaborar el
flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.
Comentario:
01.
La
programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la
previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de
fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,
permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto,
con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.
02.
Un
instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las
proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de
financiamiento en el corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.
03.
El
flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al
ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o
diaria, de acuerdo con las necesidades.
Limitaciones al alcance
04.
Esta
norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades
exclusivamente con fondos del Tesoro Público, salvo que lo consideren
necesario.
230-03 CONCILIACIONES BANCARIAS
Los saldos contables de la
cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de
las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además
con el órgano rector del sistema de Tesorería.
Comentario:
01.
Se
denomina conciliación bancaria a la contrastación de los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha
determinada, para verificar su conformidad y determina r las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables
y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de
tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.
02.
Los
saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los
extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe
verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los
registros contables.
03.
En
el caso de las subcuentas del Tesoro, la conciliación con los extremos
remitidos por el Banco de la Nación, debe referirse a los cheques pagados por éste,
debiendo controlarse los cheques girados aún no pagados, identificando cheques
en tránsito y cheques en cartera (según arqueo físico).
04.
Debe
conciliarse con le órgano rector del sistema (Tesoro Público) la totalidad de
cheques girados por la entidad, contra la respectiva autorización de giro
emitida por aquel y la información alcanzada por el Banco de la Nación.
05.
Para
garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser efectuado
por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de
cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la
administración designar al funcionario, responsable de la revisión de las
conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro
funcionario.
06.
La
Oficina de Auditoría Interna de cada entidad debe revisar periódicamente dentro
del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de
asegurar su realización en forma oportuna y correcta.
230-04 GARANTÍA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE FONDOS O
VALORES
El personal a cargo del
manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Comentario:
01.
La
garantía, también denomina fianza, es un mecanismo que permite reducir el
riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimiento,
deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger.
02.
La
garantía aplicada al ámbito de la tesorería está orientada a permitir que el
personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores está
respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar
decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar
directamente fondos o valores.
03.
A
falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la
convivencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor
de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podrían incurrir
los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, así como
por otros riesgos inherentes a estos activos.
Limitaciones al alcance
04.
Esta
norma no es aplicable para aquellos
casos en que la cuantía de los fondos o valores no justifica obtener la
cobertura mediante una póliza de seguro.
230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD
PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES
Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas
para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros,
así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo
custodia.
Comentario:
01.
El
manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la
utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el
uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos,
etc.
02.
Los
mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques,
incluyen:
-
Giro
de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en
blanco para operaciones futuras.
-
Uso
de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados.
-
Uso
de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los
talonarios de cheques no utilizados.
-
Uso
de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la
práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones.
-
Mecanismos
de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques
extraviados.
-
Uso
del sello “ANULADO” en los cheques emitidos que deben anularse.
03.
La tesorería tiene responsabilidad sobre la
custodia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores negociables; por ello es
conveniente que las instalaciones físicas de las unidades de tesorería tengan ambientes
con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad
de cada situación.
04.
La alta dirección en cada entidad debe
establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importantes de
efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente
efectuar la recaudación de ingresos, cobranzas, así como los pagos, a través de
entidades del sistema financiero.
230-06 CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA
Los adelantos u otras
operaciones financieras por prestación de servicios o compra de bienes sujetos
a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentación de una
carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efectuar la
Tesorería ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito.
Comentario:
01.
Existen
contratos que celebran las entidades públicas cuyas condiciones generales
estipulan la presentación de una carta-fianza otorgada por contratistas, o
proveedores para proseguir con su ejecución. Algunas de éstos son los contratos
de obras, contratos por adquisición de bienes, servicios profesionales etc. que
preven el pago de anticipos o adelantos, contra la presentación de
cartas-fianzas. Asimismo, algunas transacciones por prestación de servicios o
compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe
ser salvaguardado.
02.
Es
importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el
adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:
-
La
carta fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente
reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.
-
Recepción
del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si
la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realización
automática.
-
Custodia
organizada de las cartas-fianza
-
Control
de vencimientos de cartas-fianza
03.
La
tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos
de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto
a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.
230-07 USO DE FORMULARIOS PARA
EL MOVIMIENTO DE FONDOS
Los formularios establecidos
para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y
prenumerados por cada entidad para su uso en la Tesorería.
Comentario:
01.
En
la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y
comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente,
con el objeto de clasificar y sistematizar la información de presupuesto,
tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de autorizaciones; todo
ello bajo un formato uniforme.
02.
Estos
documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el
procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es
importante que sean membretados y prenumerados por cada entidad antes de su
utilización.
03.
El
mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad está orientado
reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios
en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.) obligando además a un mayor
cuidado en su custodia.
04.
Los
documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y
cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos
prenumerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse,
archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su
anulación.
05.
El
reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria – SUNAT, es también aplicable a las entidades
públicas cuando generan ingresos como cualquier otra empresa o institución del
país, aún cuando se encuentren exoneradas del pago de impuestos.
06.
Cuando
las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes y
servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones, cobranzas,
recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante cheques
bancarios, debe exigirse que éstos se giren a nombre de la entidad, a fin de
evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.
230-08 USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS
PAGADOS POR LA TESORERÍA
Los comprobantes que
sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de
evitar errores o duplicidades en su utilización.
Comentario:
01.
Los
comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para cada
operación de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por su
respectivo documento fuente. Esta documentación para ser sustentatoria debe
cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la
normatividad vigente.
02.
El
sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo
consignar además el número del cheque girado, número de cuenta corriente y
entidad bancaria y, la fecha del pago.
03.
Una
vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto debidamente soportados
deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su
condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo
de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para
sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.
230-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS
ELECTRÓNICOS
Toda transferencia de fondos
por medios electrónicos debe ser sustentada en documentos que aseguren su
validez y confiabilidad.
Comentario:
01.
La
utilización de medios electrónicos para la transferencias de fondos entre
entidades agiliza la gestión financiera gubernamental evitando el giro de
cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos
electrónicos dinamizan la administración por la velocidad que imprimen a las
transacciones, éstos no generan documentación inmediata que sustente la
validez, propiedad y corrección de cada operación; aspecto que limita la
aplicación de controles internos convencionales.
02.
Es
importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando
los mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas (passwords), cuyo acceso
debe ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie
debe conocer la serie completa de passwords utilizados en una entidad.
03.
Las
cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el
sistema de transferencia electrónica de fondos deben ser verificadas y
validadas por el signatario del password respectivo.
04.
Cuando
existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automáticos,
que deberán constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino
de los recursos. El uso del facsímil es otro medio que permite contar en lo
inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de la
operación, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos
originales.
230-10 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO
FIJO
Las entidades que por
razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos
en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y
control.
Comentario:
01.
El
fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para atender
los gasto urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques
específicos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado,
generalmente, para gastos menudos, también denominado caja chica.
02.
El
uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y costo.
Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la
eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque
específico, se justifica la autorización de un Fondo para pagos en efectivo
destinado a estas operaciones.
03.
Para
su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben
ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en
cuenta los criterios siguientes:
-
Justificación
y autorización correspondiente del nivel superior de la entidad para su
apertura.
-
Indicación
del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de
autorización que comprenda como mínimo, al jefe responsable de la ejecución del
gasto y al jefe responsable de la administración financiera o quien haga sus
veces para autorizar la entrega de fondos.
04.
Corresponde
a la administración establecer los procedimientos para el manejo y control del
fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 DEPÓSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS
Los ingresos que por todo
concepto perciban las entidades públicas deben ser depositados en cuentas
bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.
Comentario:
01.
Los
servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligación de depositarlos íntegros
e intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las 24
horas siguientes a su recepción. La gerencia de administración financiera o
quien haga sus veces debe establecer por escrito esa obligación.
02.
Debe
evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las
entidades públicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.
03.
Corresponde
a la administración fijar los procedimientos de control necesarios para la implementación de esta norma.
230-12 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES
Debe practicarse arqueos
sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia
para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.
Comentario:
01.
Los
arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia
mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia
con los saldos contables.
02.
Todo
el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el
arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad
03.
Un
arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación objetiva
encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad
expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios
que intervienen en el arqueo.
04.
Si
durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de
carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a
quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditoría Interna, para la adopción de
las medidas correctivas que el caso amerite.
05.
Son
funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el
contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea
designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los
niveles superiores correspondientes.
230-13 REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
RECIBIDOS POR ENTIDADES PÚBLICAS
Las Tesorerías antes de
tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas con proveedores, deben
exigir la presentación de comprobantes de pago establecidos por ley.
Comentario:
01.
El
comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o
la prestación de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aún cuando
dichas operaciones no se encuentren afectadas a tributos, de acuerdo con lo
dispuesto por el Decreto Ley N° 25632.
02.
Las
características de los citados documentos se encuentran descritas en el
reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria – SUNAT, que entre otros requisitos señala el número
del registro único del contribuyente –RUC-, razón social, dirección, fecha de
emisión y el impuesto general a las ventas correspondiente.
03.
La
verificación interna de la documentación sustentatoria de pagos, constituye un
mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma
establecida por Ley para la emisión de comprobantes de pago que entregan
proveedores o contratistas a entidades públicas, como resultado de la
transferencia de un bien y/o la prestación de algún servicio.
04.
Corresponde
a las Tesorerías de las entidades cautelar el cumplimiento de esta norma, bajo
responsabilidad administrativa y lega, según corresponda.
250
NORMAS DE CONTROL PARA EL ÁREA DE ENDEUDAMIENTO PÚBLICO
El sistema de endeudamiento
público tiene como objetivo captar, mediante fuentes internas o externas,
recursos destinados a financiar las inversiones en el sector público, en el
caso en que los ingresos nacionales recaudados devienen en insuficientes.
Existe una estrecha interrelación entre el endeudamiento público y los otros
sistemas de la administración financiera, en vista que su rol es proporcionar
recursos financieros, al igual que intervenir en los desembolsos para el pago
del servicio de la deuda público.
Los controles internos sobre
el endeudamiento público están orientados, básicamente, a cautelar la
organización, eficiencia y veracidad de la información que administra esta área
y, tienden hacia el procesamiento coordinado de operaciones y acciones
administrativas efectuadas en las diferentes etapas del endeudamiento.
Estas normas son aplicables
para el órgano central de administración de la deuda pública, y las unidades
ejecutoras de programas y proyectos o actividades financiadas con
endeudamiento.
CONTENIDO
250-01 Organización de la
información sobre endeudamiento
250-02 Contabilidad de la deuda
pública
250-03 Conciliación de desembolsos
de préstamos y las operaciones por servicio de la deuda
250-01 ORGANIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN SOBRE ENDEUDAMIENTO
Deben establecerse registros
detallados que permitan organizar y clasificar la documentación
correspondiente, así como los procedimientos para asegurar un adecuado control
de las operaciones en endeudamiento.
Comentario:
01.
La
información administrativa del endeudamiento público debe organizarse de manera
tal que satisfaga diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y
comprensión de este tipo de operaciones.
02.
La
información podrá clasificarse considerando, entre otros, los criterios
siguientes:
-
Las
fases de endeudamiento.
-
Clases
y tipos de deuda (deuda interna, deuda externa, deuda directa, y otras).
-
Los
acreedores (Gobiernos, organismos internacionales, Banca privada internacional
y otros).
03.
Un
registro de controles de préstamos permite visualizar las obligaciones
contraídas por el país en cada período fiscal, e identificar monto original,
plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato.
04.
Un
registro de la deuda privada avalada por el Estado, será útil para la
información sobre contingencias en este aspecto. El registro del endeudamiento
interno proporciona una visión útil sobre bonos y otros títulos y valores
emitidos.
05.
Contar
con información organizada permitirá conservar en forma adecuada, la memoria
institucional de la gestión pública en relación con el endeudamiento del país.
Limitación al alcance
06.
Esta norma es de aplicación por el órgano
central que administra e informa sobre el endeudamiento público a nivel
nacional.
250-02 CONTABILIDAD DE LA DEUDA
PÚBLICA
Debe implementarse un
adecuado sistema de contabilidad gerencial de la deuda pública que permita el
registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparación de
información financiera detallada, confiable y oportuna.
Comentario:
01.
Un
sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar
con información válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso contable
de las operaciones de endeudamiento público debe tener un diseño apropiado a
las características y necesidades de estas operaciones, así como permitir el
registro actualizado de la deuda, asegurando que información pueda incluirse en
la base de datos financiera del sistema de contabilidad gubernamental.
02.
El
uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública,
debe brindar la posibilidad de registrar información de préstamos relacionándolos
con los proyectos financiados por ellos; actualizar desembolsos en forma
automática; identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda; calcular
las tablas de amortización; y, preparar reportes para la gerencia y auditoría.
La contabilidad del endeudamiento mediante sistemas computarizadas debe
producir reportes sobre el servicio de la deuda pública desagregado en:
amortización, intereses, comisiones, moras, etc. para ser conciliados con el
presupuesto.
03.
Los
estados financieros debe reflejar la deuda interna y externa, identificando
conceptos y categorías como: emisión de bonos, certificados u otros
títulos-valor, contratos de préstamo, deuda privada avalada por el Estado,
convenios de consolidación, renegociación y otros. Asimismo, tales estados
deben reflejar la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el
pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles deben
contar con los contratos o convenios
internos respectivos antes de su registro.
04.
En
base a las informaciones pertinentes debe elaborarse el estado de la deuda
pública, e incluirse la conciliación de saldos con los estados financieros que
forman parte de la Cuenta General de la República.
05.
Corresponde
a la administración del área de endeudamiento público impulsar la
implementación de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante
la optimización de sus recursos disponibles, así como la adopción de políticas
que definan anticipadamente los aspectos de soporte técnico, mantenimiento y
seguridad del sistema.
Limitación al alcance
06.
Esta
norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.
250-03 CONCILIACIÓN DE DESEMBOLSOS
DE PRÉSTAMOS Y DE OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA
Los desembolsos recibidos
durante la fase de ejecución de los préstamos, al igual que las operaciones del
servicio de la deuda pública deben ser conciliados entre los organismos y
entidades involucradas en su procesamiento.
Comentario:
01.
El
órgano central de administración de la deuda pública, debe establecer
procedimientos para la conciliación de los desembolsos recibidos, con los
acreedores de préstamos, Banco Central de Reserva, agentes financieros y
unidades ejecutoras, a fin de mantener información uniforme y confiable y,
permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
02.
La
conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y
con el Banco Central de Reserva permite un mejor control sobre los saldos
adeudados de los préstamos.
03.
La
conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los
desembolsos efectivamente recibidos y colocados para la ejecución de gastos e
inversiones.
04.
El
órgano administrador del endeudamiento público debe establecer procedimientos para
la conciliación del servicio de la deuda, a fin de contar con información
uniforme y confiable sobre montos vencidos pendientes de pago, si los hubiere.
05.
Se
debe conciliar periódicamente con la Tesorería Nacional y la entidades
acreedoras los montos pagados por concepto de amortización del principal,
intereses, comisiones, moras, etc.
Limitación al alcance
06.
Esta
norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.
280
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD PÚBLICA
El objetivo del sistema de
contabilidad como elemento integrador del sistema de administración financiera,
es proporcionar a los usuarios, una base de datos común, uniforme, oportuna y
confiable, para fines de análisis, control y la toma de decisiones
administrativas. Sus funciones comprenden la validación, clasificación,
registro e informe sobre los resultados de las operaciones patrimoniales y
presupuestales.
En esta sección se presentan
las normas de control interno que tienen relación directa con el sistema
contable de las instituciones públicas, el cual está orientado fundamentalmente
a obtener estados financieros e información financiera basada en principios y
prácticas de contabilidad de aceptación general, que constituyen elementos
importantes para la toma de decisiones.
CONTENIDO
280-01
Aplicación de los principios y normas de contabilidad
gubernamental.
280-02
Organización del sistema contable.
280-03
Conciliación de saldos.
280-04
Control de saldos pendientes de rendición y/o devolución.
280-05
Integración contable de las operaciones financieras.
280-06
Documentación sustentatoria.
280-07
Oportunidad en el registro y presentación de información
financiera.
280-01
APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La contabilidad
gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad gubernamental
para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.
Comentario:
01.
Los
principios de contabilidad generalmente aceptados, normas y procedimientos
adoptados constituyen la base contable para la preparación y presentación de
estados financieros y cualquier otra información financiera para la toma de
decisiones.
02.
La
contabilidad gubernamental tiene como misión producir información financiera
sistematizada, íntegra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce
la contabilidad son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se
procesan bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son
obligatorias para los profesionales contables, lo que brinda garantía a los
usuarios de sus reportes. La toma de decisiones debe estar basada en la
información financiera preparada por el área de contabilidad de cada entidad
pública.
03.
Las
normas Internacionales de Contabilidad – NICs, emitidas por el comité
Internacional de Prácticas Contables (IASC), miembro de la Federación
Internacional de contadores – IFAC, son aplicables, en tanto no generen
conflicto con las normas de contabilidad gubernamental. Corresponde al órgano
rector del sistema emitir, actualizar, publicar y divulgar las normas de
contabilidad gubernamental que utilizan las entidades públicas.
280-02
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA
CONTABLE GUBERNAMENTAL
Cada entidad debe organizar
e implementar un sistema contable que le permita proporcionar con oportunidad
información financiera para la toma de decisiones.
Comentario:
01.
El
sistema contable de cada entidad se sustenta en principios de contabilidad
generalmente aceptados y comprende, entre otros, el plan contable
gubernamental, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las
operaciones.
02.
Cada
entidad es responsable de establecer y
mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la
normatividad aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades
de información financiera de los distintos niveles de la administración, así
como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información
financiera que se requiere para tomar estados financieros e información
financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento
real de sus operaciones.
03.
Una
organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad
razonable sobre la validez de la información que produce. La eficiencia de la
organización contable constituye un elemento del control interno, orientado a
que:
-
Las
operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la
entidad.
-
Las
operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las
cuentas apropiadas, y en el período correspondiente.
-
Se
mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y
salvaguarda.
-
La
información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas
contables establecidas y declaradas por la entidad.
-
Se
produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por
las necesidades gerenciales.
Cada entidad debe establecer
conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la
información financiera preparada por el Área Contable, con la situación real.
Comentario:
01.
Se
define la conciliación como el procedimiento de contrastación de información
que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro
lado.
02.
Las
conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de
una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas
cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna
con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera
registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando son necesarios.
03.
Debe
ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la
contabilidad:
-
Los
saldos de cuentas que representan disponibilidad de fondos (cajas y bancos)
contra los arqueos efectuados y los estados bancarios.
-
Los
saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la
entidad (cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos
respectivos. Los saldos individuales pueden además re-confirmarse con los
acreedores o deudores, según corresponda.
-
Los
saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes,
existencias, etc.), o bienes de capital (activos fijos en general), contra los
inventarios físicos.
-
Las
cuentas de enlace establecida por la contabilidad gubernamental deben
conciliarse cruzando sus cifras, con la información de las entidades
involucradas, y evidenciar su resultado en actas de conciliación suscritas por
ambas partes.
280-04
CONTROL DE SALDOS PENDIENTES DE RENDICIÓN DE CUENTA Y/O DEVOLUCIÓN
Las cuentas que representan
anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el
objeto de cautelar la apropiada rendición documentada o, devolución de montos
no utilizados.
Comentario:
01.
Existen
operaciones mediante las cuales se habilita fondos a entidades o servidores,
con cargo a rendir cuenta. Este tipo de operaciones se da generalmente en la
ejecución de programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la
sede institucional. También cuando se efectúan proyectos por encargo entre
entidades del Estado; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de
viaje del personal en comisión de servicios.
02.
La
contabilidad es un mecanismo de control financiero que permite evitar la acumulación
de recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando
informa periódicamente sobre la situación, plazos y naturaleza de este tipo de
operaciones.
03.
El
área contable debe implementar procedimiento de control y de información sobre
la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o
devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales,
elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una
gestión eficiente.
280-05
INTEGRACIÓN
CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS
La contabilidad
gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso que tenga
incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de información
financiera.
Comentario:
01.
La
contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y
confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es
proporcionar información financiera válida y confiable para la toma de
decisiones y respondabilidad (accountability), de los funcionarios que
administran fondos públicos.
02.
La
contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe los
inputs (entradas) de las transacciones de presupuesto, tesorería, endeudamiento
y otras áreas, los clasifica, sistematiza y ordena, para luego producir
información actualizada y confiable outputs (salidas), para el uso interno por
la gerencia; así como para otros niveles de usuarios como, auditoría interna o
externa, titular de la entidad, otras entidades, organismos oficiales, Congreso
de la República y, Contraloría General de la República.
03.
En
cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integración contable de sus
operaciones presupuestales, operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y
otros.
280-06
DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA
Las entidades públicas deben
aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos
administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde,
para su verificación posterior.
Comentario:
01.
Una
entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones.
Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del
personal autorizado.
02.
La
documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión
importantes debe ser íntegra y exacta, así como permitir su seguimiento y
verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores
internos o externos.
03.
Corresponde
al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los
procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservación y custodia de la documentación sustentatoria, durante el período
de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.
04.
Algunos
criterios para velar que la documentación sustentatoria esté completa son los
siguientes:
-
La
documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos
necesarios para respaldar las transacciones.
-
Los
documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la
naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos.
-
Los
documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y
archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de
archivos utilizados.
-
Cumplir
con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado
por Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT.
05.
La
documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposición, para
acciones de verificación o auditoria, así como para información de otros
usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos.
280-07
OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Las operaciones deben ser
clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión
pertinentes.
Comentario:
01.
Las
operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que
la información continúe siendo relevante
y útil para la dirección de la entidad que tiene a su cargo el control
de las operaciones y la toma de decisiones.
02.
El
registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para
todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los
aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los
registros contables pertinentes.
03.
La
clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la
dirección disponga de información contable. Una clasificación apropiada implica
organizar y procesar la información, a partir de la cual son elaborados los
reportes y los estados financieros de la entidad.
04.
La
información financiera que formulan las entidades obligadas a llevar
contabilidad gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos
señalados por la autoridad competente. Su cumplimiento es responsabilidad de
los funcionarios comprometidos con la función financiera.
05.
El
incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el
cumplimiento del plazo de presentación compromete las responsabilidad del
titular de la entidad, el jefe de administración y finanzas o el que haga sus
veces y el Contador.
300
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
El abastecimiento como
actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo
racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad
se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son
utilizados por la entidades. La verificación periódica de los bienes, con el
objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y
se encuentran en condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o
despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos
de la entidad y fortalecen los controles internos de esta área.
Estas normas describen los
controles internos más importantes que son requeridos para el funcionamiento
del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso,
conservación, custodia y protección de bienes.
CONTENIDO
300-01 Criterio
de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.
300-02 Unidad
de almacén.
300-03 Toma
de inventario físico.
300-04 Baja
de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento
de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso,
uso y custodia de los bienes.
300-07 Control
sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08 Protección
de bienes de activo fijo.
300-01
CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
En toda transacción de
bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá
tenerse presente, el criterio de economía.
Comentario:
01.
En
su sentido más amplio economía en la gestión de un entidad pública, significa,
administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el
gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y
otros asuntos.
02.
La
adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y
cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una
entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin
disminuir la calidad de los servicios brindados.
03.
Corresponde
a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al
personal encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de
servicios adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.
Todos los bienes que
adquiera la entidad debe ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén,
antes de ser utilizados.
Comentario:
01.
Unidad
de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben
ingresar a través de almacén, aun cuando la naturaleza física de los mismos
requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello
permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.
02.
Los
ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar
adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio
físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes,
así como el control e identificación de los mismos.
03.
Las
personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por la dependencias de
la institución), así como los que salen.
04.
Los
directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad,
manejo y control de los bienes almacenados.
05.
Para
el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro
permanente del movimientos de éstos, por unidades de iguales características.
Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus
instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento.
06.
Hay
bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en
otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su
utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la
verificación directa y la tramitación dela documentación correspondiente.
300-03
TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
Cada entidad debe practicar
anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar
su existencia física y estado de conservación.
Comentario:
01.
La
toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los
bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su
existencia real. La toma de inventarios permite contrastar los resultados
obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su
conformidad, investigando las diferencias que pudiera existir y proceder a las
regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una
vez al año.
02.
Para
efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario que la gerencia
o quien haga sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y
sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que
participa en este proceso.
03.
El
personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser
independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los
activos, salvo para efecto de identificación.
04.
Las
diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y
conciliación con la información contable, deben investigarse, y luego practicar
los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable.
05.
La
Gerencia o quien haga sus veces debe aprobar los procedimientos que permitan a
los responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado
de uso y conservación de éstos, lo que fortalecerá el control interno y
mejorará la eficiencia en su utilización. Esta debe mostrar en todo momento una
actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que
cuenta la entidad, mediante la práctica de inventarios parciales.
06.
Cuando
la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar acabo la
toma de inventarios físicos, el producto final presentado así como la base de
datos debe tener la conformidad del área contable, en forma previa a la
cancelación de dicho servicio.
07.
El
Auditor Interno, debe participar en calidad de observador, para evaluar la
adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no
cuenten con Auditoría Interna, el titular designará al funcionario que cumpla
esta función.
08.
Esta
norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de
almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no debiendo
intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.
300-04
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Los bienes de activo fijo
que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados
de baja oportunamente.
Comentario:
01.
La
baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la
entidad, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por
haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:
Obsolescencia
técnica :Inoperancia de los
bienes, producidos por los cambios y avances tecnológicos.
Daño y/o
deterioro :Desgaste o
afectación de los bienes debido al uso continuo.
Pérdida, robo
y/o :Inexistencia del
bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias sustracción fortuitas.
Destrucción :Afectación de los
bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias del tiempo,
actos de violencia, etc.).
Excedencia :Bienes operativos
que no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo
indeterminado.
Mantenimiento y/o :Cuando el costo de
mantenimiento y/o reparación de un
reparación onerosa bien es significativo, en relación a su
valor real.
Reembolso y/o :opera para los bienes
asegurados cuando los documentos
reposición contractuales
correspondientes así lo determinan.
Cualquier otra causa :La causa justificable debe sustentarse ante
la
justificable Superintendencia de
Bienes Nacionales
02.
Las
causales antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes,
requieren una respuesta oportuna de la administración, la misma que, previa
calificación y justificación documentada e investigación de ser el caso, debe
proceder a dar de baja a tales bienes, conforme a las disposiciones emitidas
por la Superintendencia de Bienes Nacionales.
03.
Corresponde
a la entidad establecer los procedimientos administrativos para el tratamiento
de la baja de bienes por las causales invocadas anteriormente, en concordancia
con las normas legales vigentes. Igualmente, tales procedimientos deben regular
las acciones que deben adoptar las entidades para los casos de transferencia,
subasta, incineración y/o destrucción o donación de su patrimonio mobiliario.
300-05
MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
La administración de la
entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de
los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de
funcionamiento y prolongar su período de vida útil.
Comentario:
01.
El
mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la
administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal,
y/o prolongar la vida útil de los mismos.
02.
Debe
diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no
afectar la gestión operatividad de la entidad. Corresponde a la dirección
establecer los controles necesarios que le permita estar al tanto de la
eficiencia de tales programas, así como se cumplan sus objetivos.
03.
La
contratación de servicios de terceros para atender necesidades de
mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el
responsable de la dependencia que solicita el servicio.
04.
La
administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten
servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama,
cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como cautelar que se encuentre
formalizada su situación jurídica.
05.
Corresponde
a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de
bienes de activo fijo.
300-06
ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
Solamente el personal
autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir
responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.
Comentario:
01.
Acceso,
es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder utilizar los
bienes de una dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la acción
de utilización permanente de un bien, asignado a una persona por el cuidado
físico de un bien.
02.
Los
servidores que laboran en una determinada dependencia deben ser los únicos
autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes están en la obligación
de utilizarlos correctamente, y velar por su conservación.
03.
Es
necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los bienes
de activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, a fin de que
sean protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la dependencia.
04.
En
el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del Jefe de la dependencia, definir los aspectos relativos a su
custodia y verificación, de manera que éstos sean utilizados correctamente, y
para los fines de la institución.
05.
Los
cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes,
deben ser reportados a la dirección, por el personal responsable del uso y
custodia de los mismos, a efecto de que adopten las acciones correctivas del
caso.
300-07
CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO
Debe cautelarse que los
vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en
actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.
Comentario:
01.
Los
vehículos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla
el personal de una entidad. Su cuidado y conservación debe ser una preocupación
constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los
controles que garanticen el buen uso de tales unidades.
02.
La
utilización de los vehículos por necesidades del servicio, en días no
laborables, requiere la autorización expresa del nivel superior. Esto tiene el
propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en
actividades distintas a los fines que corresponde.
03.
Las
personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos tienen la obligación del
cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardada tales unidades, en los
ambientes dispuestos por las propias entidades.
04.
Los
vehículos propiedad del Estado deben llevar pintado, en lugar visible, un
círculo con el nombre de la propia entidad. Por autorización expresa del
titular de la entidad y, en casos excepcionales, se dispondrá la liberación de
esta obligación.
05.
Corresponde
a la dirección de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos
relacionados con el control de vehículos asignados a su entidad.
300-08
PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Deben establecerse
procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que
pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.
Comentario:
01.
Los
bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier
circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su
estabilidad administrativo-financiera, siendo necesario que la administración
muestre preocupación por la custodia física y seguridad material de estos
bienes, especialmente, si su valor es significativo.
02.
La
administración debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de
contratar las pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar periódicamente, a fin de
que las coberturas mantengan vigencia.
03.
Corresponde
a la administración de cada entidad, implementar los procedimientos relativos a
la custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta
la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
400
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
DE PERSONAL
La administración del
personal comprende una actividad de apoyo de la gestión que le permite
optimizar su participación en los fines institucionales; lográndose de este
modo efectividad, eficiencia y productividad en el comportamiento funcional,
mediante la aplicación de una adecuada racionalización administrativa.
CONTENIDO
400-01 Descripción
y análisis de cargos
400-02 Incorporación
de personal.
400-03 Control
y evaluación del rendimiento laboral.
400-04 Capacitación
y entrenamiento permanente.
400-05 Desplazamiento
de servidores.
400-06 Mantenimiento
del orden, moral y disciplina
400-07 Información
actualizada del personal.
400-08 Aplicación
de la tercerización en las entidades.
400-09 Asistencia
y permanencia de personal
400-10 Compensación
de becas de estudios otorgados al personal.
400-11 Prohibición
de recibir regalos u otros beneficios distintos a la remuneración.
400-01 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE
CARGOS
Deben formularse y revisarse
periódicamente los documentos que incluyan la descripción y especificaciones de
los cargos, a fin de que respondan a las necesidades de la institución.
Contenido:
01.
Se
denomina cargo al conjunto de tareas orientadas al logro de un objetivo. Exige
la contratación de una persona, que con un mínimo de calificaciones puede
ejercer de manera competente, las funciones y responsabilidades que se le
asigne.
02.
La
clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que
requiere la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y
responsabilidades y en los requisitos mínimos exigidos para su desempeño.
03.
La
entidad debe contar con un documento que contenga la descripción (tareas) y el
análisis (requisitos) de todos y cada uno de los cargos que soportan su
estructura administrativa. Este documento debe ser actualizada periódicamente,
constituyéndose en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento,
selección y evaluación de personal.
400-02 INCORPORACIÓN DE PERSONAL
El ingreso de personal en
cada entidad debe efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluación y
selección para garantizar su idoneidad y competencia.
Comentario:
01.
La
incorporación de personal es un proceso técnico que comprende, la convocatoria,
evaluación y selección de los postulantes más idóneos para ocupar cargos en las
entidades del sector público. La selección permite identificar a quienes por su
conocimiento y experiencia, ofrecen mayores posibilidades para la gestión
institucional.
02.
La
administración debe asegurarse, que cada servidor que ingresa a la entidad,
reúna los requisitos de idoneidad, experiencia y honestidad. Estos requisitos
deberán ser acreditados documentadamente por quien presta el servicio.
Corresponde al Área de Personal de cada entidad participar en los procesos
relacionados con la incorporación de personal.
03.
Corresponde
a la administración de la entidad determinar si los contratos a suscribir con
firmas privadas se adecuan a las necesidades, que dieron lugar a su
suscripción.
04.
Cuando
la dirección contrate a otras empresas que proporcionan personal para realizar
funciones administrativas o técnicas en la entidad, debe verificar sus
antecedentes y experiencia, a fin de garantizar los resultados en la prestación
de sus servicios.
400-03 CONTROL Y EVALUACIÓN DEL
RENDIMIENTO LABORAL
El control y la evaluación
del rendimiento laboral debe ser una práctica permanente al interior de la
entidad, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere
para su desarrollo.
Comentario:
01.
La
evaluación del personal, es un proceso técnico que consiste en determinar, si
el servidor viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa
en la entidad.
02.
Esta
acción de personal es de importancia vital y debe ser efectuada por el jefe que
directamente supervisa la labor del servidor, quien debe apreciar objetivamente
su desempeño, a efecto de no distorsionar la información que frecuentemente se
consigna en los formatos de evaluación. Los resultados de la evaluación de
personal se utilizan también para otras acciones de personal se utilizan
también para otras acciones de personal, como son: la capacitación, promoción y
ascensos.
03.
La
evaluación debe reflejar fielmente el rendimiento y comportamiento del
servidor, a efecto de adoptar las acciones de personal más convenientes que
posibiliten su desarrollo. Las evaluaciones que se efectúan para cumplir otros
fines, no son recomendables, por cuanto afectan el clima de confianza en el
trabajo y la moral interna de los servidores.
04.
La
dirección de cada entidad, debe aprobar políticas y procedimientos de
evaluación de personal y ser de conocimiento de los servidores, con el
propósito de que estén al tanto de la forma como se evalúa su rendimiento.
Asimismo, están en la obligación de comunicar a los servidores a su cargo, el
resultado de su evaluación periódica, y tomar acciones para mejorar su nivel de
rendimiento. Corresponde al Área de Personal de cada entidad participar en este
proceso.
05.
La
evaluación del rendimiento de los servidores debe ser permanente, debiendo
formalizarse con la frecuencia fijada por ley; sin embargo, no debe utilizarse
como un mecanismo para beneficiar a aquellos que no reúne los requisitos para
el cargo, ni tengan un desempeño funcional apropiado.
06.
Sólo
el personal autorizado el Área de Personal de la entidad y los funcionarios
designados para la alta dirección, tendrán acceso a los legajo de personal, los
cuales deberán ser apropiadamente protegidos.
400-04 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
PERMANENTE
Los directivos de cada
entidad, cualquiera que sea su nivel en la organización, tienen la
responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, así como
estimular su capacitación continua.
Comentario:
01.
La
capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual
se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan
un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de
acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la
institución.
02.
En
ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que
realiza la entidad para mejorar el desempeño de los servidores, por lo tanto,
el tipo de capacitación, debe estar en relación directa con el puesto que
desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la
superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de
evaluación.
03.
Los
servidores designados por la entidad, para recibir capacitación externa, están
en la obligación de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su
dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento grupal.
04.
Los
jefes deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de su personal y
desarrollar las habilidades que posea. Asimismo, deben preocuparse por motivar
a su personal a efecto de que se mantengan actualizados, cuando menos en los
aspectos relacionados con sus actividades.
400-05 DESPLAZAMIENTO DE SERVIDORES
Derogado por Resolución de
Contraloría N° 123-2000-CG, publicada en el Diario Oficial “El Peruano” de
fecha 01-07-2000.
400-06 MANTENIMIENTO DEL ORDEN,
MORAL Y DISCIPLINA
Derogado por Resolución de
Contraloría N° 123-2000-CG, publicada en el Diario Oficial “El Peruano” de
fecha 01-07-2000.
400-07 INFORMACIÓN ACTUALIZADA DEL
PERSONAL
Debe diseñarse e implementar
registros que contengan la información actualizada de todos los servidores de
la entidad.
Comentario:
01.
La
existencia de registros, donde se consignen la información de todos y cada uno
de los servidores, nombrados o contratados, permite a la administración, contar
con información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
02.
Cada
registro o legajo personal debe contener el historial de cada servidor, siendo
responsabilidad de la unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar
los mismos, debiendo definir la estructura que debe tener, para consignar la
información que se requiere, para mantener actualizados los legajos personales.
03.
El
Área de Personal o quien haga sus veces, debe verificar, si la información
presentada por el personal en copia simple, reúne los requisitos de veracidad y
legalidad pertinentes.
400-08 APLICACIÓN DE LA
TERCERIZACIÓN EN LAS ENTIDADES
Deben establecerse
procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad de los servicios
que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización (outsourcing).
Comentario:
01.
El
outsourcing o tercerización, constituye un mecanismo que implica la
contratación de firmas privadas para que realicen actividades de gestión en las
entidades, en funciones administrativas o financieras.
02.
Los
beneficios que se obtienen de esta contratación se traducen, básicamente, en
una reducción de costos y en un incremento en la productividad del personal;
sin embargo, esta estrategia viene asociada con algunos riesgos inherentes,
tales como la falta de control de los datos entre la entidad y el tercerizador,
fallas de seguridad y el riesgo de que el contratante puede convertirse en
dependiente de su vendedor.
03.
Las
entidades que adopten esta modalidad de contratación, de acuerdo con
disposiciones reglamentarias que puedan fijarse, deben establecer
procedimientos rigurosos de selección, con el propósito de elegir a firmas
idóneas y con experiencia profesional y comprobada solvencia financiera.
04.
Para
la etapa de ejecución, la administración o quien haga sus veces, debe implementar
procedimientos de control que permitan el monitoreo continuo del tercerizador,
a fin de evaluar en forma permanente la calidad y eficiencia de los servicios
recibidos, así como la seguridad de la información que procesa.
05.
Teniendo
en cuenta los riesgos propios de esta modalidad de contratación, la Oficina de
Auditoría Interna de la entidad debe programar la realización de los exámenes
que sean necesarios, a fin de cautelar sus intereses.
400-09 ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE
PERSONAL
Debe establecerse en la entidad
procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los
servidores, así como el cumplimiento de las horas efectivas de labor.
Comentario:
01.
El
control de asistencia y puntualidad, está constituida por todos aquellos
mecanismos establecidos en una entidad, que permiten cautelar, que los
servidores cumplan con su responsabilidad de asistir al centro laboral,
conforme al horario establecido en sus respectivos reglamentos.
02.
Los
directivos, cualquiera sea su nivel en la organización, no sólo deben
establecer y supervisar el funcionamiento de estos controles, sino también,
motivar permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que
la puntualidad se convierta en un hábito.
03.
El
control de permanencia está a cargo de los jefes de cada unidad orgánica,
quienes deben cautelar no sólo la presencia física de los servidores a su
cargo, durante la jornada laboral, sino también que cumplan efectivamente con
las funciones del cargo asignado, generando valor agregado para la institución.
04.
El
establecimiento de mecanismos de control estará en función de las necesidades
de cada institución, teniendo presente que el costo de la implementación de los
mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.
05.
Los
controles de asistencia y permanencia deben incluir a todo el personal que
labora en la entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio
debidamente acreditadas, debiendo existir en este caso, la autorización
correspondiente.
400-10 COMPENSACIÓN DE BECAS DE
ESTUDIOS OTORGADAS AL PERSONAL
Los servidores del sector
público que hayan sido beneficiados con becas de estudios tienen la obligación
de laborar en su entidad por un período determinado.
Comentario:
01.
El
personal de las entidades públicas, regularmente, participa en programas de
estudios en el país o en el exterior, mediante becas otorgadas por
instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el
Estado. Esto imposibilita que el participante pueda concurrir al centro
laboral, durante el período de duración de la beca, por lo que legalmente se le
exonera de tal obligación, otorgándole su remuneración en forma regular.
02.
Los
conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de
estudios en el país o en el exterior deben tener un efecto multiplicador al
interior de cada entidad pública. Por ello, es necesario que en forma previa al
inicio de cada beca de estudios el servidor designado suscriba un
contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en su entidad por el
tiempo establecido en las normas legales pertinentes; en caso de no cumplirse
el requisito de permanencia con posterioridad a la terminación de los estudios,
deberá devolver todos los pagos que hubiera irrogado su entrenamiento.
03.
La
alta dirección de cada entidad deben propender a que los nuevos conocimientos
adquiridos por los servidores durante las becas de estudios sean utilizados
adecuadamente, en beneficio dela gestión institucional.
400-11 PROHIBICIÓN DE RECIBIR
REGALOS U OTROS BENEFICIOS DISTINTOS A LA REMUNERACIÓN
Derogado por Resolución de
Contraloría N° 123-2000-CG, publicada en el Diario Oficial “El Peruano” de
fecha 01-07-2000.
500
NORMAS DE
CONTROL INTERNO PARA SISTEMAS COMPUTARIZADOS
Los sistemas computarizados
permiten a los usuarios ingresar a los documentos y programas en forma directa,
ya sea a través de un microcomputador, conocido como computadora personal Lap
Top (micro-computador portátil), o mediante terminales que se le denominan
micro-computadoras en línea. Los controles internos que requieren los ambientes
que emplean microcomputadoras son diversas y por lo general están referidos a
los accesos, contraseñas, desarrollo y mantenimiento del sistema; los mismos
que contribuyen a brindar seguridad y confiabilidad al procesamiento de la
información.
Conforme surgen nuevas
tecnologías, los usuarios emplean sistemas de cómputo cada vez más complejos,
lo que incrementa las aplicaciones que manejan y, a su vez, aumenta el riesgo y
plantea la necesidad de implementar nuevos controles internos.
Las normas de control
interno que se presentan en esta sección describen los controles que son necesarios
para la implementación del área de informática y el plan de sistemas de
información de la entidad, según su actividad y durante un período determinado,
así como los controles de datos fuente, de operación y de salida que preserven
el flujo de información además de su integridad. Asimismo, tales normas
desarrollan los controles internos requeridos para el mantenimiento de equipos
de cómputo y medidas de seguridad para el Software (programas de computación) y
Hardware (equipamiento informático), así como los aspectos de implementación
del Plan de Contingencias de la Entidad.
CONTENIDO
500-01 Organización
del área informática
500-02 Plan
de sistemas de información
500-03 Controles
de datos fuente, de operación y de salida
500-04 Mantenimiento
de equipos de computación
500-05 Seguridad
de programas, de datos y equipos de cómputo
500-06 Plan
de contingencias
500-07 Aplicación
de técnicas de Intranet
500-08 Gestión
óptima de software adquirido a medida por entidades públicas.
500-01 ORGANIZACIÓN DEL ÁREA
INFORMÁTICA
La dirección debe establecer
políticas para la organización adecuada del área de Informática que permita
cumplir sus actividades con eficiencia, contribuyendo al desarrollo de las
operaciones de la entidad.
Comentarios:
01.
Cada
entidad debe establecer las líneas que orienten el proceso de organización del
área de informática, aspecto que implica la definición de actividades a
cumplir, las funciones y responsabilidades del personal, al igual que las
interrelaciones de todos los elementos comprendidos en este sector con las
Áreas operativas de la entidad. Todos estos elementos deben formar parte del
Manual de organización y Funciones correspondiente.
02.
La
estructura básica del Área de Informática debe estar constituida por áreas que
son importantes para su funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de cada
entidad. Dichas áreas son: producción, desarrollo y soporte técnico.
03.
El
área de producción, es responsable de la administración de informática desde su
operatividad hasta su seguridad física, protegiendo la información tanto de
ingreso como de salida del centro de cómputo.
04.
El
área de desarrollo, permite la formulación de los programas que servirán para
la concepción del sistema de información. Los programas se generan de acuerdo a
las aplicaciones (contable, logístico, financiero, etc.) que se requieren
desarrollar en la entidad.
05.
El
área de soporte técnico, es responsable de solucionar los problemas tanto de
Hardware (equipamiento), Software (Implementación del Sistema Operativo,
lenguajes de programación y utilitarios) y Telecomunicaciones.
06.
Corresponde
a la dirección de la entidad aprobar las políticas que permitan organizar
apropiadamente al área de informática y asignar los recursos humanos
calificados y equipos de computación necesarios que apoyen los procesos de
gestión institucional, a costos razonables.
500-02 PLAN DE SITEMAS DE
INFORMACIÓN
Toda entidad que disponga de
un área de informática debe implementar un plan de sistemas de información con
el objeto que prever que el desarrollo de sus actividades contribuya al logro
de sus objetivos institucionales.
Comentarios:
01.
El
plan de sistemas de información es una herramienta de gestión que establece las
necesidades de información de la entidad. Tienen el propósito de prever el
desarrollo de los recursos físicos y lógicos con un horizonte temporal
determinado, de manera que contribuya efectivamente con los objetivos de la
entidad. Por ello, la dirección debe asegurarse que los programas y actividades
de la entidad reciban el soporte del sistema de información, de acuerdo con sus
necesidades.
02.
Un
plan de sistemas de información debe contener:
-
Diagnóstico
de la situación informática actual con la finalidad de saber las capacidades
actuales de la entidad;
-
Elaboración
de objetivos y estrategias del sistema de información que sirva de base para
apoyar la misión y los objetivos de la entidad;
-
Desarrollo
del modelamiento de datos para determinar que información es necesaria para la
entidad;
-
Generación,
ordenamiento y priorización (por nivel de importancia e inversión) sistemática
de los proyectos informáticos;
-
Programación
de los tiempos requeridos para la puesta en marcha de los proyectos designados,
estimando el período de vida de cada proyecto.
03.
Corresponde
a la dirección de cada entidad participar en la elaboración, aprobación y
puesta en funcionamiento del plan de sistemas de información de la entidad,
debiendo los calendarios de desarrollo estar con el planeamiento global de la
entidad.
500-03 CONTROLES DE DATOS FUENTE,
DE OPERACIÓN Y DE SALIDA
Deben diseñarse con el
propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y
salida de información procesada por la entidad.
Comentarios:
01.
Para
implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe
a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben
establecerse políticas que definan las claves de acceso para los tres niveles:
a) primer nivel: únicamente tiene opción de consulta de datos, b) segundo
nivel: captura, modifica y consulta datos, c) tercer nivel: captura, modifica,
consulta y además puede realizar bajas de los datos.
02.
Los
controles de operación de los equipos de cómputo están dados por procedimientos
estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma: a)
describen en forma clara y detallada los procedimientos; b) actualizan
periódicamente los procedimientos; y c) asignan los trabajos con niveles
efectivos de utilización de equipos.
03.
Los
controles de salida de datos deben proteger la integridad de la información,
para cuyo efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como: copias de la
información en otros locales, la identificación de las personas que entregan el
documento de salida y, la definición de las personas que reciben la
información.
04.
Corresponde
a la dirección de la entidad en coordinación con el Área de Informática,
establecer los controles de datos fuente, los controles de operación y los
controles de seguridad, con el objeto de asegurar la integridad y adecuado uso
de la información que produce la entidad.
500-04 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE
COMPUTACIÓN
La dirección de cada entidad
debe establecer políticas respecto al mantenimiento de los equipos de
computación que permitan optimizar su rendimiento.
Comentarios:
01.
El
mantenimiento de equipos tiene por finalidad optimizar el funcionamiento de los
dispositivos informáticos y proteger la información que está en ellos. Existen
dos clases de mantenimiento que deben considerarse; el mantenimiento correctivo
y el mantenimiento preventivo.
02.
El
mantenimiento correctivo es el mantenimiento de emergencia que requiere de
solución inmediata por una circunstancia no prevista. Para ello, debe
disponerse de un directorio de proveedores especializados que puedan resolver
dicho desperfecto en el menor tiempo posible.
03.
El
mantenimiento preventivo normalmente es programado con la finalidad de
minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo. Esta actividad
debe programarse en períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los
problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.
04.
Para
implementar las tareas de mantenimiento deben observarse tres factores: a) debe
existir una periodicidad (semanal, quincenal o mensual) de limpieza de la sala
de máquinas y demás equipos que requieren mantenimiento preventivo; b) el
acceso inmediato al mantenimiento correctivo; y, c) la protección de los
dispositivos de almacenamiento.
05.
Corresponde
a la dirección de la entidad establecer en coordinación con el área de
informática, las políticas sobre mantenimiento de los equipos de computación,
debido a que una apropiada implementación asegura el funcionamiento general y
rendimiento de los mismos.
500-05 SEGURIDAD DE PROGRAMAS, DE
DATOS Y EQUIPOS DE CÓMPUTO
Deben establecerse
mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la
información procesada por la entidad, garantizando su integridad y exactitud,
así como respecto de los equipos de computación.
Comentarios:
01.
El
sistema de Información debe estar protegido desde el desarrollo de los sistemas
(software), hasta la instalación de los equipos (hardware), clasificándose la
seguridad en estos casos en lógica y física, respectivamente.
02.
Se
denomina seguridad lógica a los mecanismos relacionados con la protección del
sistema, su implementación y operatividad. Los requisitos de control más
importante son: a) restricciones de acceso a los archivos y programas para los
programadores, analistas u operadores; b) claves de acceso (password) por
usuario para no violar la confidencialidad de la información; c) elaborar
copias de respaldo de los datos procesados en forma diaria, semanal o mensual
(backups), y descentralizada para evitar pérdida de la información; d)
desarrollar sistemas de seguridad como software de control de todas las
actividades; y, e) mantener programas antivirus actualizados para evitar el
deterioro de la información, según la vulnerabilidad del sistema.
03.
La
seguridad física de equipos, tiene como propósito evitar las interrupciones
prolongadas del servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en
los equipos, accidentes, incendios y toda serie de circunstancias que haga
peligrar el funcionamiento del sistema. Esta puede establecerse mediante la
asignación de personal de vigilancia, disposición de alarmas, extinguidores y demás
dispositivos que eviten cualquier contingencia y, la adquisición de equipos que
protejan al computador principal de la ausencia de energía eléctrica.
04.
Corresponde
a la Oficina de Informática, en coordinación con la administración de la
entidad establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del
sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y acceso a las
informaciones que se procesan internamente.
El Área de Informática debe
elaborar el Plan de Contingencias de la entidad que establezca los
procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operación del
sistema de cómputo.
Comentarios:
01.
El
plan de contingencias es un documento de carácter confidencial que describe los
procedimientos que debe seguir la Oficina de Informática para actuar en caso de
una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cómputo. La
aplicación del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades
de procesamiento de información no están disponibles.
02.
Se
debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema.
La documentación estará en todo momento tan actualizada como sea posible, ya
que en muchas ocasiones no se incorporan las últimas modificaciones. Además ,
debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra institución que
tenga una configuración informática similar a la propia entidad para utilizarla
en caso de desastre total.
03.
La
puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la
emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras
instituciones. Los supuestos que se utilicen para la simulación deben referirse
a los hechos que ocurrirían en caso de una emergencia real, tomando en cuanta
todos sus detalles.
04.
El
plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de
su operación, aún cuando por precaución conviene guardar una copia del
documento fuera del área de informática. Las revisiones del plan deben realizarse
cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los equipos.
05.
Corresponde
al Área de Informática elaborar, mantener y actualizar el Plan de
Contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de
información que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.
500-07 APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE
INTRANET
La implementación de las
técnicas de INTRANET dentro de las entidades debe efectuarse con el objeto de
fortalecer el control interno e incrementar la eficiencia de las comunicaciones
internas, previa evaluación del costo-beneficio que reportaría su aplicación.
Comentarios:
01.
Intranet
es un sitio lógico privado o un conjunto de sitios configurados para uso
exclusivo de una organización. Mientras Internet conecta al usuario con millones
de personas en el mundo, Intranet constituye una versión cerrada que solo
conecta al usuario con computadoras previamente seleccionadas. A diferencia de
Internet en donde la información circula públicamente, Intranet se encarga de
mantener los derechos de propiedad privada y permite establecer niveles de
seguridad para información específica que es compartida entre múltiples
usuarios dentro de una entidad.
02.
Compartir
información importante entre empleados, no sólo brinda la posibilidad de
aprender de los errores y éxitos de los demás, sino que permite construir
rápidamente una base de conocimientos capaz de ayudar al crecimiento de la
entidad y además brinda adecuadas medidas de control entre distintas
dependencias.
03.
Dentro
de las pautas más importantes para iniciar un Intranet puede referirse: a)
instalación del protocolo de comunicaciones TCP/IP; b) escoger un servidor
comercial que ofrezca funcionalidades de empaquetado, seguridad y enlaces a la
base de datos corporativa; c) organización de la información mediante reuniones
con los ejecutivos de más alto rango, determinando que información estará en
Intranet; d) familiarizarse con el software de manipulación de la información
que es utilizada en Internet; y e) conectarse a una base de datos, con la finalidad
de organizar mejor la documentación existente en el Servidor Web.
04.
Corresponde
a la dirección de la entidad promover la implementación de Intranet, previa
evaluación del costo/beneficio que reportaría para su organización su puesta en
funcionamiento. Ello es importante considerar por las ventajas que se derivan
de su implementación, tales como: acceso a las operaciones procesadas en forma
automática, mayor informaciones y minimización de los costos administrativos
del papel asociados con la producción y distribución de información interna,
revisiones internas permanentes, etc.
Limitaciones al alcance
05.
Esta
norma de control interno es aplicable a entidades grandes que cuentan con
centro de informática y un importante volumen de operaciones.
500-08 GESTIÓN ÓPTIMA DE SOFTWARE
ADQUIRIDO A MEDIDA POR ENTIDADES PÚBLICAS
Debe establecerse políticas
sobre el software a medida adquirido por las entidades, a fin de que los
derechos de propiedad se registran a nombre del Estado.
Comentarios:
01.
Para
la ejecución de actividades y operaciones, generalmente, las entidades
contratan los servicios de terceros para el desarrollo e implementación de
aplicaciones computarizadas, por cuyo motivo cuando una entidad pública
adquiere software a la medida los derechos de propiedad le corresponden a ésta.
02.
A
fin de cautelar que el software adquirido por una entidad pública no pueda ser
re-utilizado indebidamente por el proveedor original, la dirección debe
establecer las políticas que permitan registrar los derechos de propiedad a
nombre del estado.
03.
Es
conveniente que la dirección de la entidad, programa o proyecto apruebe los
procedimientos que permitan compartir entre las distintas entidades públicas,
la utilización del software adquirido a medida para sus actividades, con el
objeto de que el Estado no incurra en mayores costos por la adquisición
repetitiva de aplicaciones computarizadas.
600
NORMAS DE
CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE OBRAS PÚBLICAS
Como parte de la acción del
gobierno se realizan inversiones significativas de recursos financieros, en
obras de diversos sectores de la actividad nacional, ya sea directamente o a
través de contratistas. Se denomina obra pública a la construcción o trabajo que requiere dirección técnica en
la utilización de mano de obra, materiales y equipos, e incluye todos los
elementos o alguno de ellos, que efectúen en forma directa o indirecta una
entidad del Estado, con la finalidad de servir al público.
Ello implica la construcción
o rehabilitación, por ejemplo de carreteras, puentes, centrales de energía,
locales escolares y de salud, así como otras obras de infraestructura. Por esta
razón, los controles internos que adopten las entidades públicas deben estar
dirigidos, entre otros, a los aspectos de ejecución, mantenimiento y
liquidación de obras públicas.
Estas normas complementan
las disposiciones vigentes relacionadas con la contratación, ejecución y
mantenimiento de obras públicas y, además se encuentran orientadas a mejorar el
control interno, propendiendo a una eficiente administración de los recursos
destinados a los proyectos de inversión pública.
CONTENIDO
600-01 Del
Expediente Técnico
600-02 Contenido
de las Especificaciones Técnicas
600-03 Sustentación
de los metrados
600-05 Detalle
de los anexos del contrato.
600-06 Modificaciones
y subsanación de errores u omisiones en el expediente técnico.
600-07 Aplicación
de controles de calidad en obras y reportes.
600-08 Oportunidad
en el procesamiento de presupuestos adicionales.
600-09 Sustentación
de presupuestos adicionales, en contratos a precio unitario.
600-10 Sustentación
de presupuestos adicionales, en contratos a suma alzada.
600-11 Las
resoluciones aprobatorias de presupuestos adicionales deben precisar la causal
600-12 Aprobación
de reducciones de obra.
600-13 Cumplimiento
del plazo contractual
600-14 Elaboración
de metrados de post-construcción
600-15 Participación
de los miembros designados para la recepción de obra.
600-16 Registro
de garantías en la etapa de operación y mantenimiento
600-17 Mantenimiento
de las obras
El expediente técnico antes
de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar visado en todas sus
páginas por los profesionales responsables de su elaboración y por el área
especializada responsable de su revisión.
Comentario:
01.
El
expediente técnico es el instrumento elaborado por la entidad licitante para
los fines de contratación de una obra pública. Comprende entre otros: bases de
la licitación, memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas,
metrados, precios unitarios y presupuesto, estudio de suelos, fórmulas
polinómicas, y pro forma de contrato.
En los casos en que las
Entidades, ejecuten periódicamente obras de características similares,
corresponde la elaboración de especificaciones técnicas generales y proformas
de contrato tipo, de acuerdo a las normas técnicas aplicables a la obra, y la
experiencia lograda sobre el particular, que sirvan de base uniforme, en el
desarrollo de los expedientes técnicos específicos, por el consultor.
02.
En el expediente técnico se define el
objeto, costo, plazo y demás condiciones de una obra en particular por
ejecutar, por lo que su elaboración debe contar con el respaldo técnico
necesario, verificando que corresponda a la naturaleza y condiciones especiales
de la obra.
03.
El consultor y los profesionales responsables
de su elaboración, en lo que les corresponda, como el área especializada de la
entidad licitante que lo revisa, suscribirán todas las páginas del referido
expediente técnico, en señal de conformidad y responsabilidad respecto a su
calidad técnica e integridad física.
04.
La implementación de la Norma debe estar a
cargo del área especializada o de los funcionarios responsables designados, de
la entidad licitante.
600-02 CONTENIDO DE LAS
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Las Especificaciones
Técnicas deben elaborarse por cada partida, que conforman el presupuesto de
obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y
formas de pago.
Comentario:
01.
Las
especificaciones técnicas de una obra constituyen las reglas que definen las
prestaciones específicas del contrato de obra; esto es, descripción de los
trabajos, método de construcción, calidad de los materiales, sistemas de
control de calidad, métodos de medición y condiciones de pago, requeridos en la
ejecución de la obra.
02.
Por
tanto, cada una de las partidas que conforman el presupuesto de la obra deben
contener sus respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que
definen las prestaciones, señaladas en el numeral 01.
03.
La
implementación de esta Norma es de competencia del Consultor, debiendo la
Entidad cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya
dicha obligación.
600-03
SUSTENTACIÓN DE METRADOS
Los metrados del expediente
técnico deben estar sustentados por
cada partida, con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis
explicativos que el caso requiera.
Comentario:
01.
Los metrados constituyen la expresión
cuantificada de los trabajos de construcción que se han programado ejecutar en
un plazo determinado. Estos determinan el costo del presupuesto base, por
cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. La preparación de
los metrados de los presupuestos base de licitaciones y concurso de precios de
obras, deben sujetarse a la normativa sobre la materia.
02.
Una
adecuada sustentación de los metrados, reduce los errores y omisiones que
pudiera incurrirse en la presentación de las partidas conformantes del
presupuesto base, por cuanto éstos son utilizados por el postor para establecer
el monto de su oferta, cualquiera que sea el sistema de Licitación que elija la
entidad licitante.
03.
La
implementación de esta norma es competencia del consultor, debiendo la entidad
licitante cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya
dicha obligación.
La entidad Licitante deberá
absolver las consultas o cualquier observación que se hiciera sobre los
documentos que conforman el Expediente técnico de la licitación, debidamente
fundamentados, de manera que permita a los postores clarificar concretamente
las interrogantes que motivaron su intervención.
Comentario:
01.
En
la ejecución de las obras, con frecuencia se presentan controversias, debido a
que en la etapa del proceso licitario, las consultas u observaciones que
formulan los postores no son absueltas con la precisión y fundamentación
necesaria que les permita entender, el contenido y alcance de los documentos
que conforman el Expediente Técnico.
02.
Consecuentemente,
es necesario que la absolución de las consultas u observaciones, se formulen en
forma clara, precisa, con la fundamentación pertinente que las justifique; las
que deben ser puestas en conocimiento de todos los postores.
03.
La
implementación de la norma debe estar a cargo de los funcionarios encargados
del proceso de licitación de la entidad.
600-05 DETALLE DE LOS ANEXOS DEL
CONTRATO
Los anexos que forman parte
integrante de los contratos de obras deben ser identificados individualmente y
numerados en forma correlativa.
Comentario:
01.
Los
anexos del contrato complementan el objeto, costo, plazo y demás condiciones y
características de la obra a ejecutar. Dentro de los principales anexos pueden
indicarse: el expediente técnico, consultas absueltas en el proceso de la
licitación, acta de otorgamiento de la buena pro definitiva, oferta del postor
ganador, además de los documentos que exigen las normas sobre obras públicas y
otros que establezca la entidad licitante, de acuerdo a la naturaleza de la
obra.
02.
En
los casos de presentarse alguna divergencias, para los fines de definir los
alcances del contrato, y para correcta dirección y supervisión de las obras, es
necesario disponer de los anexos, por cuanto regulan las obligaciones de las
partes contratantes, cuya pérdida o extravío podría generar mayores costos a la
entidad contratante al no disponer de la información técnica correspondiente.
03.
La
implementación de la Norma debe estar a cargo del área que formula el
expediente técnico, en cuya pro forma de contrato debe incluirse la relación de
anexos, su identificación individual y la numeración correlativa pertinente.
600-06 MODIFICACIONES Y SUBSANACIÓN
DE ERRORES U OMISIONES EN EL EXPEDIENTE TÉCNICO
Las modificaciones
sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el Expediente Técnico,
durante la ejecución de la obra, deben contar con la opinión del Proyectista.
Comentario:
01.
Las
modificaciones sustanciales de la obra por la entidad, así como los errores u
omisiones en el expediente técnico tienen incidencia en el cumplimientos de las
metas físicas establecidas en el contrato y, podrían generar mayores costos o
eventualmente, daños y perjuicios a la entidad contratante.
02.
En
los supuestos señalados precedentemente, resulta necesario que el proyectista
intervenga para aclarar y opinar sobre la situación presentada, a fin que la
entidad contratante pueda adoptar las medidas que el caso requiera y dilucidar,
de ser el caso, las responsabilidades emergentes, del consultor y/o del jefe de
la obra o proyecto.
03.
La
implementación de esta Norma es competencia de la entidad contratante.
600-07 APLICACIÓN DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y
REPORTES
Las entidades contratantes
deben cautelar, que en las obras en ejecución, se apliquen controles de calidad
acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados serán registrados y
archivados en formatos prediseñados y consignados en un informe especial que
debe emitir la supervisión, en cada valorización de obra tramitada.
Comentario:
01.
Los
controles de calidad, son pruebas técnicas que garantizan la correcta
utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia
de control y el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en
el contrato; para cuyo efecto, utilizarán formatos prediseñados según la
naturaleza de las pruebas técnicas efectuadas, las mismas que deben mantenerse
registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra.
02.
el
cumplimiento de los planos, especificaciones técnicas y demás normas aplicables
a la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.
03.
Es
imprescindible que el inspector informe a la entidad contratante, el modo y
forma como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial
todos los datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se
asegure la buena calidad de los trabajos contratados.
04.
Los
detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad
que efectúe el contratista en aplicación del contrato, deben merecer un informe
del inspector, en cada una de las valorizaciones de obra tramitada, dejándose
constancia en el cuaderno de obra del tipo de controles de calidad efectuados.
05.
La
implementación de esta norma, es competencia de inspector de la obra, debiendo
la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que
celebre, se incluya dicha obligación.
600-08
OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE PRESUPUESTOS ADICIONALES
Los presupuestos adicionales
que se generen en la ejecución de la obra serán procesados y aprobados con la
prontitud del caso, bajo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la
ejecución de la obra.
Comentarios:
01.
Cuando
se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, debe
registrarse este hecho en el cuaderno de obra, correspondiendo al inspector
formular el Expediente Técnico pertinente, incluyendo un informe que sustente
el origen de cada uno de las partidas que conforman el presupuesto adicional,
documento que elevará la Entidad para su aprobación mediante acto
administrativo formal.
02.
Corresponde
a la entidad velar porque todo este proceso, se efectúe en un plazo razonable
de manera que no incida en mayores costos. En los casos que sea necesario la
autorización previa de la CGR, debe formularse la solicitud correspondiente,
dentro de un plazo de 30 días naturales a partir de la recepción del informe
del Inspector por la Entidad.
03.
La
autorización de los presupuestos adicionales de obra, compete a la máxima
autoridad de la Entidad, y de producirse la delegación de tal función, ello no
exime de su responsabilidad por la supervisión.
04.
La
implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y
funcionarios a cargo de la ejecución, debiendo la entidad licitante cautelar
que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
En los presupuestos
adicionales que involucren partidas contractuales en los contratos a precios
unitarios, debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla
respectiva adjuntando el sustento técnico del caso.
Comentarios:
01.
El
presupuesto adicional que involucra partidas contractuales, en este sistema de
contratación, se determina por diferencia entre los metrados totales necesarios
para cumplir con la meta prevista y los metrados contratados.
02.
Independientemente
de la determinación de la causal que genere el presupuesto adicional es
necesario que los mayores metrados y partidas nuevas tengan el sustento
respectivo.
03.
Los
metrados constituyen la base para determinar el importe del presupuesto
adicional, siendo por lo tanto imprescindible sustentar el metrado total de
cada partida con la información pertinente.
04.
La
planilla de metrados deberá ir acompañada de los croquis o diagramas que
permitan su identificación, así como las hojas de cálculo que corresponda,
paraa una mayor explicación.
05.
La
implementación de esta norma es competencia del inspector y funcionario a cargo
de la ejecución de la obra, debiendo la entidad Licitante cautelar que en los
contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-10 SUSTENTACIÓN DE PRESUPUESTOS
ADICIONALES, EN CONTRATOS A SUMA ALZADA
Cuando se presenten
presupuestos adicionales por modificaciones en los planos y/o especificaciones
técnicas de la obra en un contrato a suma alzada, debe demostrarse
fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales
modificaciones generan mayores costos a los pactados para la obra.
Comentarios:
01.
Los
contratos celebrados bajo el Sistema de Suma Alzada están definidos por los
planos y especificaciones técnicas, siendo los metrados de obras,
referenciales.
02.
En
consecuencia, sólo en caso de producirse modificaciones en los planos y
especificaciones técnicas, puede generarse un presupuesto adicional, siempre
que sea necesario para cumplir con la meta prevista.
03.
Corresponde
al inspector de la obra demostrar, objetivamente, la modificación introducida
en los planos y/o especificaciones técnicas, señalando así mismo las razones de
tales modificaciones.
04.
La
implementación de esta norma es competencia del inspector y del funcionario a
cargo de la ejecución de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que
en los contratos de supervisión que celebre, se incluye dicha obligación.
600-11 LAS RESOLUCIONES
APROBATORIAS DE PRESUPUESTOS ADICIONALES DBEN PRECISAR SU CAUSAL.
Las resoluciones que emita
la entidad contratante aprobando determinado presupuesto adicional, deben
precisar en sus considerandos la causal que genera dicho adicional.
Comentario:
01.
El
procedimiento para la aprobación de presupuesto adicionales de obras en las
entidades, exige la expedición de la resolución aprobatoria correspondiente.
Los presupuestos adicionales de obra deben formularse, en forma independiente
de las reducciones y/o supresiones de obra independiente de las reducciones y/o
supresiones de obra que apruebe a la entidad ejecutora.
02.
La
identificación de la causal que motiva el presupuesto adicional es de vital
importancia para establecer, de acuerdo a su naturaleza, las acciones que debe
adoptar la Unidad Ejecutora, respecto al origen de ésta, así como determinar su
interrelación con las otras partidas de la obra en ejecución.
03.
Por
esta razón, resulta conveniente que en los considerandos de las resoluciones
administrativas que emita la entidad, se incluya expresamente la causal que
genera la ejecución del presupuesto adicional de obra.
04.
De
presentarse algunos hechos que podrían generar responsabilidad, la unidad
ejecutora, debe solicitar las explicaciones del caso a quien corresponda, sin
que ello constituya una razón para detener el trámite del expediente sobre el
presupuesto adicional, a fin de no afectar el plazo de ejecución de la obra.
05.
Corresponde
a la entidad contratante implementar lo dispuesto en la presente norma.
600-12 APROBACIÓN DE REDUCCIONES DE OBRA
Toda reducción de obra debe
ser aprobada mediante Resolución de la entidad contratante, previa sustentación
con los informes técnicos y legales que el caso requiera.
Comentario:
01.
Las
reducciones de obra representan una disminución del contrato principal, por lo
que requieren ser aprobados por el mismo nivel de aprobación del referido
contrato.
02.
La
emisión de la Resolución aprobatoria de las reducciones de obra, permite
definir los metrados de los trabajos realmente ejecutados, en base a los cuales
se fórmula la liquidación del contrato.
03.
Los
presupuestos no utilizados por la reducción de obras, no deben ser materia de
compensación, para la generación de mayores costos en otras partidas.
04.
La
implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y de la
entidad contratante.
600-13 CUMPLIMIENTO DEL PLAZO CONTRACTUAL
Todo contrato de obra será
objeto de un control estricto del cumplimiento del plazo contractual,
incluyendo los plazo parciales, en base a los diagramas de CPM, PERT, o
similares.
Comentario:
01.
El
plazo contractual, es un parámetro que delimita los alcances del contrato,
siendo por lo tanto necesario cautelar su estricto cumplimiento.
El plazo contractual debe
reflejarse en el calendario de avance, formulado en base a los diagramas CPM,
PERT o similares por días calendario, precisándose por cada una de las partidas
por ejecutar, día de inicio y término.
02.
El
inspector, como representante directo en obra de la Entidad, debe verificar el
cumplimiento del calendario de avance, dentro del marco delas condiciones
contractuales establecidas.
03.
Consecuentemente
de alertarse a la entidad contratante con la prontitud del caso, las
desviaciones que presenten para que se adopten las medidas correctivas
oportunas.
04.
La
implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y el
funcionario a cargo de su ejecución, debiendo la entidad contratante cautelar
que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-14 ELABORACIÓN DE METRADOS DE POSCONSTRUCCIÓN
El inspector de la obra,
elaborará los metrados de posconstrucción, de acuerdo a los trabajos realmente
ejecutados, los que se tendrán en cuenta al momento de la recepción de la obra,
previa conformidad por parte del contratista.
Comentario:
01.
Los
metrados de posconstrucción representan
los trabajos realmente ejecutados por el contratista, en sus diferentes
partidas materia del contrato.
02.
Los
metrados de posconstrucción deben formar parte del acta de recepción de obra,
por cuanto complementan los planos de posconstrucción. Por lo tanto, deben
plasmarse los resultados en un cuadro explicativo en que consten los metrados
contractuales, los presupuestos adicionales de obras, reducciones y los
realmente ejecutados por cada partida.
03.
La
implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y
funcionario a cargo de la ejecución, debiendo la entidad contratante cautelar
que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.
600-15 PARTICIPACIÓN DE LOS MIEMBROS DESIGNADOS PARA LA RECEPCIÓN DE OBRA
Los miembros de la comisión
designada para la recepción de obra, deben participar directamente en el acto
de recepción, bajo responsabilidad, a fin de formular las observaciones que
hubiere durante el desarrollo de dicho evento.
Comentario:
01.
La
recepción de obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos
ejecutados por el contratista, firmándose en señal de aceptación, el acta
respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la administración
y operación de todas las instalaciones.
02.
En
algunos casos, determinados miembros designan a su representante para que se
apersone al acto de recepción de la obra, el que se limita a tomar nota e
informar a su representada, que posteriormente hace llegar sus observaciones,
con lo que se desnaturaliza dicho acto, por cuanto las observaciones
encontradas debieron formularse en el momento de la recepción de obra. Por
ello, el desempeño de las funciones de los miembros de la comisión de recepción
de obra debe ser personal e intransferible.
03.
Siendo
el acto de recepción la ocasión en que se acepta o no los trabajos ejecutados
por el contratista, es obligación de los miembros participar personalmente en
tal evento, por las responsabilidades que asumen frente a la entidad
contratante.
04.
Corresponde
a la comisión de recepción designada por la entidad contratante la aplicación
de esta norma bajo responsabilidad.
600-16 REGISTRO DE GARANTÍAS EN LA ETAPA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
La unidad orgánica de la
entidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento de la obra, debe
aperturar un Registro de las garantías que se encuentren vigentes en esta
etapa, a fin de asegurar su aplicación en los casos que sean necesarios.
Comentario:
01.
Durante
la etapa de construcción, se exige en los casos de obras con equipamiento, una
garantía de los equipos por un período determinado, garantía que debe ser de conocimiento
de la unidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento.
02.
De
igual manera, existen obras en que los contratistas se comprometen a efectuar
el mantenimiento de ellas, por un período determinado, y cuyo costo está
incluido en el contrato de construcción.
03.
Es
importante mantener un registro de las garantías aplicables en la etapa de
operación y mantenimiento, tanto por concepto del equipamiento como por las obras civiles ejecutadas.
04.
La
implementación de esta norma corresponde a la Unidad de la entidad contratante
responsable de la operación y mantenimiento de la obra.
600-17 MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS
Las Entidades están
obligadas a mantener eficientemente las obras públicas que están a su cargo.
Comentario:
01.
Para
garantizar el funcionamiento y el buen estado de las obras públicas, las
Entidades programarán y presupuestarán los trabajos necesarios para su adecuado
mantenimiento, de acuerdo con las especificaciones técnicas respectivas
elaboradas por la Entidad.
02.
corresponde
implementar esta norma a la Entidad responsable de la operación y mantenimiento
de la obra.
ACTIVIDADES DE CONTROL: Se refieren a las acciones
que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente
con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la
forma “correcta” de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas
y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más
idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
AMBIENTE DE CONTROL: Se refiere al
establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas
con respecto al control de sus actividades.
ACTIVIDADES: Conjunto de acciones
necesarias para mantener en forma permanente y continua la operatividad de las
actividades de gobierno. Las actividades forman parte de un programa
presupuestal.
ADQUISICIÓN ECONÓMICA: Implica, adquirir los
bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo
posible.
ALMACENAMIENTO: Es el conjunto de
actividades orientadas a la ubicación temporal de los bienes en un espacio
físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados
a las dependencias que los soliciten.
AUTORIZACIÓN: Es la forma de asegurar que
sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con
lo previsto por la dirección.
BAJA DE BIENES: Es un proceso que consiste
en retirar todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdido la posibilidad
de ser utilizados por la entidad, por haber sido expuestos a acciones de
diferente naturaleza (obsolescencia, deterioro, pérdida o destrucción).
CALENDARIO DE COMPROMISO: Constituye la autorización
máxima que efectúa la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio
de Economía y Finanzas para la ejecución del presupuesto de una Entidad
Ejecutora, el mismo que se sujeta a la disponibilidad de los recursos públicos.
CALENDARIO DE AVANCE DE
OBRA:
Documento en el que consta la programación mensual valorizada en la ejecución
de la obra contratada.
CONTROL INTERNO: Es un proceso continuo
realizado por la dirección y gerencia y, otros empleados de la entidad, para
proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos
siguientes:
-
promover
la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pública;
-
proteger
y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal;
-
cumplir
las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
-
elaborar
información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
CLASIFICACIÓN DE CARGOS: Es el proceso de
ordenamiento de los cargos que requiere la entidad, basado en el análisis
técnicos de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos
exigidos para su eficiente desempeño.
CONTROL PREVIO: Es el conjunto de
procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de
las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos
financieros, materiales, físicos y humanos.
COMPROMISO: Es un acto emanado de
autoridad competente que afecta total o parcialmente las asignaciones
presupuestarias autorizadas por el calendario de compromiso, para el pago de
obligaciones contraídas. Debe afectarse al correspondiente elemento de gasto,
reduciendo su importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria
mediante documento oficial.
COMUNICACIÓN: Implica proporcionar un
apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales
involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad.
CONCILIACIÓN BANCARIA: Es la contrastación de los
movimientos del libro del bancos de la entidad, con los saldos de los extractos
bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar
las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
CONTROLES DE CALIDAD EN
OBRA: Son
pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los insumos
requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el
cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
DESEMBOLSO: Es el monto que el acreedor
remesa total o parcialmente a la entidad ejecutora del proyecto durante el
período de ejecución del préstamo financiado por un Organismo Internacional y
va a constituirse en un pasivo que regulan el accionar público.
DILIGENCIA: Cumplimiento del deber, en
forma oportuna y cuidadosa, observando las normas técnicas y éticas que regulan
el accionar público.
DISCIPLINA: Es la actitud individual o
de grupo que asegura una pronta y escrita obediencia a las reglas o
disposiciones. Implica, un “control organizado de si mismo”. Debe ser aplicado
por los directivos y los subordinados.
ECONOMÍA: En su sentido amplio
significa, administración recta y prudente de los escasos recursos. Se
relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible,
en condiciones de calidad y precio razonable.
EFECTIVIDAD: Tiene relación directa con
el logro de los objetivos y metas programados por una entidad o proyecto.
EFICIENCIA: Rendimiento efectivo sin
desperdicio.
ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO:
Constituye el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas,
incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable
respecto a que están lográndose los objetivos del control interno.
ÉTICA: Está constituida por
valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un
comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es “correcto”,
lo cual puede ir más allá de lo que es “legal”.
EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA: Es una herramienta
importante para la gestión gubernamental, por cuanto determina sus resultados
en base al análisis y medición de los
avances físicos y financieros obtenidos.
EXPEDIENTE TÉCNICO: Conjunto de documentos
requeridos oficialmente para definir una determinada obra pública. Comprende,
entre otros: memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados,
precios unitarios y presupuesto, estudios de suelos, fórmulas polinómicas, pro
forma de contrato y bases de licitación según el caso.
FUNCIÓN PRESUPUESTAL: Es una categoría
presupuestal que corresponde al nivel máximo de agregación de las acciones de
gobierno, para el cumplimiento de sus fines.
INTEGRIDAD: Es una calidad de la
persona que mantiene principios morales sólidos, rectitud, honestidad,
sinceridad y el deseo de hacer lo correcto, así como profesar y vivir en un
marco de valores.
ENTRANTE: Es un sitio privado o un
conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de una sola organización;
constituye una versión cerrada que sólo conecta al usuario con computadoras
previamente seleccionadas. Mantiene los derechos de propiedad privada y permite
establecer niveles de seguridad para información específica que es compartida
entre múltiples usuarios dentro de una misma entidad.
HONESTIDAD: Valor que implica no
subordinar el servicio que se presta, a la utilidad o ventaja personal.
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS
FIJOS: Es
el conjunto de acciones que adopta la administración en forma preventiva, para
garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos.
MARCO LEGAL DEL PRESUPUESTO: Es un reporte que permite
visualizar en conjunto el comportamiento del presupuesto autorizado desde su
aprobación inicial por la Ley Anual de Presupuesto, hasta su situación final,
luego de las modificaciones efectuadas durante el ejercicio, (créditos
suplementarios; habilitaciones y transferencias; créditos y anulaciones).
METRADOS: Constituyen la expresión
cuantificada de los trabajos de construcción que se han previsto ejecutar en un
plazo determinado. Estos determinan el costo de obra, por cuanto representan el
volumen de trabajo por cada partida.
MONITOREO: Representa el proceso que
evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema
reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo
requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o
innecesarios y, promueve su reforzamiento.
MORAL: Es el conjunto de valores o
principios que se asume como modelos ideales de comportamiento. Se fortalece la
moral en una entidad, cuando el personal ha sido adecuadamente seleccionado y
ubicado.
ORGANIZACIÓN: Es la estructura
formalizada en donde se identifican y clasifican las actividades de la entidad,
los cargos con autoridad, las medidas de coordinación horizontal y vertical y,
la departamentalización correspondiente.
ORDEN: Es la adecuada disposición
y ubicación de los recursos y personal, al interior de la entidad, orientadas a
evitar pérdida de tiempo y materiales.
OUTSOURCING O TERCERIZACIÓN: Constituye un mecanismo que
implica la contratación de firmas privadas para que realicen actividades de
gestión en las entidades, que no son estratégicas.
PAGO: Comprende la etapa final de
la ejecución del gasto en el cual el monto devengado se cancela total o
parcialmente al proveedor, debiendo formalizarse en el documento oficial
correspondiente.
PLAN DE CONTINGENCIAS: Es un documento de carácter
confidencial que describe los procedimientos que debe seguir la Oficina e
Informática para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la
operatividad del sistema de cómputo.
PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Es una herramienta de
gestión que establece las necesidades de información de la entidad. Tiene el
propósito de prever el desarrollo de los recursos físicos y lógicos con un
horizonte temporal determinado, de manera que contribuya efectivamente con los
objetivos de la entidad.
PLIEGO PRESUPUESTAL: Es la entidad del sector
público a la que se aprueba una asignación en el presupuesto anual. Puede tener
a su cargo una o varias entidades ejecutoras.
PRESUPUESTO ADICIONAL DE
OBRA: Es
presupuesto adicional de obra el mayor costo originado por la ejecución de
trabajos complementarios y mayores metrados no considerados en las bases de
licitación o en el contrato respectivo, y que son necesarios para cumplir con
la meta prevista en la obra principal.
PROGRAMACIÓN FINANCIERA: Comprende un conjunto de
acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los
flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento
de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos
programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar
su atención.
PROGRAMA PRESUPUESTAL: Es el nivel desagregado de
la función que refleja acciones interdependientes con la finalidad de alcanzar
objetivos y metas finales. Sirve de enlace entre la programación de largo y
mediano plazo, con el presupuesto anual. Cada programa contempla objetivos
típicos y atípicos para la realización de la función a la que sirve.
PROYECTO: Conjunto de operaciones
limitadas en el tiempo, que debe resultar en un producto final (metas
presupuestarias) orientado a la expansión de la acción de gobierno.
RECEPCIÓN DE OBRA: Es un acto por el que se da
conformidad a los trabajos ejecutados por el contratista, de acuerdo con los planos
y especificaciones técnicas y pruebas que sean necesarias para comprobar el
buen funcionamiento de las instalaciones y equipos, firmándose en señal de
aceptación, el Acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante
asume la administración y operación de todas las instalaciones.
RECTITUD: Actos y decisiones de una
persona, las cuales deben estar en armonía con los verdaderos principios o la
sana razón.
RESPONDABILIDAD: derivada del inglés
accountability, se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de
rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o
bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
ROTACIÓN DE PERSONAL: Es la acción regular dentro
de períodos preestablecidos, que conlleva al desplazamiento del servidor a
nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores
y evitar la existencia de “personal indispensable”.
SEGURIDAD: Es el conjunto de medidas
técnicas, educacionales, médicas y psicológicas empleadas para prevenir
accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente, e instruir o
convencer a las personas, acerca de la necesidad de implantación de prácticas
preventivas.
SERVICIO DE LA DEUDA: Gastos destinados al
cumplimiento de obligaciones de endeudamiento interno o externo. Es el monto
que el deudor debe pagar para cubrir sus obligaciones contraídas en virtud de
un contrato de préstamo. El servicio de la deuda incluye la amortización del
principal, los intereses devengados y las comisiones.
SISTEMA DE INFORMACIÓN: Está constituido por los
métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que
brinda el sistema afecta la capacidad dela gerencia para adoptar decisiones
adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE
INFORMACIÓN FINANCIERA: Comprende una base de datos central y única, soportada por tecnología
informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las
áreas de presupuesto, tesorería, crédito público y contabilidad gubernamental,
en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores
gubernamentales.
SUBPROGRAMA: Desagregado del programa;
representa objetivos parciales identificables dentro del producto final de un
programa.
TITULAR DE PLIEGO: Es la más alta autoridad
ejecutiva del pliego presupuestario.
TOMA DE INVENTARIO FÍSICO: Es un proceso que consiste
en verificar físicamente, la existencia de los bienes con que cuenta la
entidad, a una fecha dada; con el propósito de contrastar los resultados
obtenidos con la información contable.
TRANSPARENCIA: Comprende la disposición de
la entidad de divulgar información sobre las actividades y operaciones
ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, al mismo tiempo,
implica el acceso del público sin restricciones a tal información para conocer
y evaluar en sus integridad, el desempeño y la forma de conducción de la
gestión gubernamental.
UNIDAD DE CAJA: Principio que en el sistema
de Tesorería implica la centralización de la totalidad de los recursos
financieros y ponerlos a disposición de la Tesorería.
UNIDAD DE ALMACEN: Significa que todos los
bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través de almacén, aún cuando
la naturaleza física de los mismos requiriera su ubicación directa en el lugar
o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control total de los bienes
adquiridos.
Comentarios y sugerencias: