Directivas de la Oficina General de
Personal
DIRECTIVA Nº 007-OGP-95
ORGANIZACION, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION
DEL LEGAJO PERSONAL
CONCEPTO:
El Legajo Personal es el conjunto de documentos que
permiten identificar al trabajador y dejar sentada su formación técnico
profesional, experiencia y carrera administrativa.
Es un documento oficial de carácter estrictamente
confidencial donde se ordenan documentos oficiales y personales del trabajador
a partir de su ingreso a la Universidad incrementándose con los que se generen
durante su vida laboral.
FINALIDAD:
Dar normas que unifiquen a nivel de la Universidad,
la organización y renovación de información, con criterio técnico, del Legajo
Personal y la automatización del procesamiento de sus datos con fines a obtener
información actualizada y confiable para la evaluación continua del personal y
la concesión de sus derechos.
BASE LEGAL:
- D. Legislativo 276
- D. S. 005-90-PCM - Capit. VIII-
Art. 86 al 96.
- D. L. 25035 Art.
2º al 9º
- LEY 26457 Art.3º
AMBITO DE APLICACIÓN:
La aplicación de la presente Directiva abarca todo
el ámbito de la Universidad a nivel de la Oficina General de Personal y las
Oficinas de Personal de las Facultades, siendo la primera la rectora de este
sistema.
RESPONSABILIDAD:
Es responsable de la aplicación de las normas de
esta Directiva, para el personal de la Administración Central, el Jefe de la Oficina
General de Personal y para el personal de Facultad el Decano.
El responsable de su normatividad y control de
ejecución a nivel UNMSM es el Jefe de la Oficina General de Personal.
I. NORMAS GENERALES
1.
En El Legajo
Personal es un documento único de manejo descentratizado cuyo archivo,
ordenamiento y conservación se efectuará a nivel de la Oficina General de
Personal y de las Facultades.
2.
Todo trabajador,
docente, administrativo y obrero, permanente (nombrado) y contratado, deberá
tener su Legajo completo y actualizado.
3.
La información que
poseen los Legajos son de manejo confidencial y reservado, su acceso está permitido sólo a las personas
autorizadas según las normas de los Manuales de Funciones de la UNMSM o al
titular del Legajo.
4.
Los Legajos
Personales no pueden salir de la Oficina donde se archivan.
5.
los Legajos
personales se archivarán los documentos obligatorios y los documentos
facultativos.
Los documentos obligatorios serán originales o
copias legalizadas por Notario Público o Funcionario
autorizado por la Universidad, a nivel de la administración central y
de las facultades.
Los documentos facultativos pueden ser originales o
copias refrendadas por el propio trabajador, como declaración jurada (Ley
25035) y el funcionario receptor.
6.
Ningún documento
que exista en el Legajo, que no sea original, tendrá validez sino cuenta con
Legalización Notarial, de Fedatario de la UNMSM o del propio trabajador y
funcionario receptor según sea el caso.
En los casos de copias legalizadas o acreditadas, el
titular se obliga a presentar los originales siempre que le sea requerido por
funcionario autorizado de la UNMSM.
7.
Los documentos que
se presenten no deben estar deteriorados, tener enmendaduras, ni manchas que
dejen dudas sobre su autenticidad.
8.
Los documentos que
ingresen deben tener un sello que identifique fecha, nombre y firma de quien lo
recibió e ingresó al Legajo de Personal y, en el caso de las Resoluciones que
se registran, en la Resolución que va al Archivo Central de Resoluciones a la
Oficina General de Personal.
9.
Cuando los
documentos a archivar lo constituyan Resoluciones Rectorales, de Decanato o
Jefaturales, estas se registrarán en la Planilla que le corresponda dentro del Legajo
Personal y la copia original de la Resolución se archivará en el Archivo
Central de Resoluciones de la Oficina General de Personal.
La información discriminada de estas Resoluciones se
obtendrá del programa de cómputo del Archivo Central de Resoluciones de la
Oficina General de Personal o de la propia Resolución que obra en el archivo o
de su microfilm o de la imagen ingresada al computador por sistema Scanner.
10.
Constituyen
documentos obligatorios:
-
Partida de
Nacimiento/ Resolución de Nacionalización
-
Libreta Electoral
-
Certificado de
antecedentes policiales
-
Certificado de
antecedentes penales
-
Certificado de
salud
-
Certificados, Diplomas, Títulos que acrediten formación técnico
profesional de pre y post grado.
-
Resoluciones relacionados
en su carrera laboral
11.
Constituyen
documentos facultativos:
Todos aquellos que el titular considere importante y
proporciona para calificar su condición y calificación laboral.
12.
Cuando los
trabajos se sustenten en los documentos de sus publicaciones, estos serán
registrados en el Legajo Personal quedando únicamente una fotocopia de la
carátula del mismo certificada por el Jefe de la Oficina de Personal y los
documentos luego serán enviados a la Biblioteca de la Facultad adonde
corresponda su contratación o nombramiento anotando en el Legajo el lugar
adonde se remitió.
13. Periódicamente se actualizará el Legajo devolviendo al trabajador los documentos facultativos que tengan más de 5 años de vigencia y que no constituyan aporte para fines de evaluación.
14.
Para los procesos
de evaluación y promoción del personal, así como para el otorgamiento de los
beneficios que la otorga los derechos, o solicitud del trabajador o de oficio
la información registrada en el Legajo Personal de la UNMSM es la información
válida de sustento; el trabajador docente/administrativo/obrero solo agregará
los documentos que sustentan situaciones ocurridas en los últimos seis meses
anteriores a la evaluación o promoción.
15.
La información del
Legajo y los documentos que lo sustentan debe ser actualizada en períodos no
mayores de seis meses por el propio trabajador y funcionario responsable de la
Oficina de Personal de su respectiva Facultad o de la Oficina General de
Personal para la administración central; los documentos duplicados deberán ser
devueltos al titular.
16.
Los Legajos de las
personas que se retiran por cese, renuncia, destitución o fallecimiento pasarán
a un archivo pasivo central a nivel de la Oficina General de Personal.
17.
La confiabilidad
de los documentos es de responsabilidad del titular del legajo que proporciona
la documentación (Ley 25035) y la responsabilidad de su conservación dentro del
Legajo Personal es del Jefe de la Oficina de Personal de la Facultad y del Jefe
de la Oficina de Gestión de la Oficina General de Personal para el personal de
la Administración Central.
18.
Periódicamente, en
plazos no mayor a 3 meses, la Oficina General de Personal efectuará controles
de la información computarizada contrastada con la del Legajo Personal.
II. DE LA ORGANIZACION DEL LEGAJO PERSONAL:
1.
La estructura del
Legajo Personal tendrá la siguiente organización:
·
Datos personales y familiares (corresponde a
datos personales)
·
Carrera laboral (corresponde a Resoluciones sobre
situación legal)
·
Beneficios (corresponde a Reconocimiento de
tiempo de servicios)
·
Estudios y
capacitación (corresponde a estudios)
·
Licencias y permisos {por capacitación,
enfermedad/ maternidad / accidente de trabajo / asuntos personales/asuntos particulares} (corresponde a licencias)
·
Investigaciones y
publicaciones {producción científica y técnica} (corresponde a investigación)
·
Méritos
(corresponde a méritos)
·
Deméritos
(corresponde a deméritos)
·
Registro de
asistencia (corresponde a publicaciones)
·
Registro de
remuneraciones (corresponde a datos familiares)
Entre paréntesis se anota el nombre
que existe en el Legajo Personal actual
el que será reemplazado.
2.
DATOS PERSONALES Y FAMILIARES:
En esta área se archivarán:
·
la FICHA DE DATOS PERSONALES (Anexo 1)
·
la FICHA DE DATOS FAMILIARES (Anexo 2)
·
La partida de
nacimiento o Resolución de nacionalización
·
Copia de la
libreta electoral
·
Certificado de
salud
·
Certificado de
antecedentes policiales
·
Certificado de
antecedentes penales
·
Partida de
Matrimonio
·
Partida de
Nacimiento de los hijos.
3.
CARRERA LABORAL:
Registra todas las acciones acontecidas al
trabajador dentro de la UNMSM estrictamente relacionadas con su ingreso,
trabajo y término de la misma, sustentada en Resoluciones, tales como:
·
Contratos,
prórrogas de contrato, nombramientos, reingreso, destaques, traslados,
reasignaciones.
·
Encargaturas,
designaciones de cargos y término de las mismas
·
Cambios de
categoría y clase o de grupo ocupacional y nivel, promociones
·
Reconocimiento de tiempo
de servicios
·
Rescisión de
contrato, cese temporal y definitivo, destitución
Se llenará únicamente la planilla de RESOLUCIONES DE LA CARRERA LABORAL
(Anexo 3), registrándolas en ella cronológicamente; excepcionalmente se
incluirán documentos que no sean Resoluciones.
Las Resoluciones, emitidas por Funcionarios de la UNMSN, que respalden
su información, se archivarán en el Archivo Central de Resoluciones de la
Oficina General de Personal.
En esta Área se registrará y
archivarán las Resoluciones e informes de otras entidades del Sector Público.
·
Las Fichas de
Evaluación Laboral
4.
BENEFICIOS:
Se archivarán dentro de ella todos los informes
importantes de expedientes de los beneficios concedidos al trabajador como consecuencia
de su desempeño laboral tales como:
·
vacaciones
acumuladas, vacaciones truncas
·
régimen de
pensiones, cambio de régimen de pensiones, suspensión de pensión, restitución de pensión, nivelaciones,
mayor nivel, pensión de viudez, orfandad, ascendientes, bonificaciones por edad
( Art.49 D.L.20530)
·
subsidios por
sepelio y luto, gastos de sepelio.
·
autorizaciones de
descuentos.
Las Resoluciones que lo sustenten se registran
cronológicamente en la planilla de REGISTRO
DE RESOLUCIONES DE BENEFICIOS (Anexo 4) ellos se archivarán en el Archivo
Central de Resoluciones de la Oficina General de Personal.
5.
ESTUDIOS Y CAPACITACION:
Archiva los documentos que acrediten estudios,
formación técnico profesional de pre grado y post grado, actualización,
perfeccionamiento, así como su colegiación según sea el caso.
Se llenará la planilla de REGISTRO DE DOCUMENTOS DE ESTUDIOS Y CAPACITACION (Anexo 5), en
forma cronológica; la copia legalizada del documento se archivará en el Legajo
Personal.
6.
LICENCIAS:
Registrará todos los permisos y
Resoluciones Rectorales de licencias concedidas por:
·
Enfermedad,
maternidad, accidente de trabajo
·
Capacitación
·
Asuntos personales
·
Asuntos
particulares
En las planillas que para cada uno de
ellos se establece:
·
REGISTRO INDIVIDUAL DE DESCANSOS
MEDICOS (Anexo 1
Directiva 004-OGP-95) (Anexo 6)
·
REGISTRO DE PERMISOS Y LICENCIAS POR
CAPACITACION (Anexo 7)
·
REGISTRO DE PERMISOS Y LICENCIAS POR
ASUNTOS PERSONALES Y PARTICULARES (Anexo 8).
7.
INVESTIGACIONES
Y PUBLICACIONES
Se archivan en este capítulo los documentos que
acreditan la publicación de la
investigación en revistas o libros o el documento, que acredite el trabajo,
emitido por Institución reconocida.
De presentarse el libro o revista donde se publicó,
se sacará copia a la carátula, la que certificará el Jefe de la Oficina de
Personal para archivarlo en el Legajo Personal; el documento se remitirá la
biblioteca a la Facultad.
Se registrará en la planilla INVESTIGACION Y PUBLICACION (Anexo 9) en forma cronológica, el
nombre de la investigación o trabajo publicado, y las características
bibliográficas para su identificación.
8.
MERITOS
Se archivarán en él los documentos que reconozcan el
trabajo realizado mediante Resolución Rectoral o de otro nivel, diplomas,
certificados, emitidos por la propia Universidad o entidad ajena y la
participación calificada, no relacionada con su trabajo, en actividades
culturales, deportivas y de proyección social a la comunidad que tenga
trascendencia como atributos para configurar el perfil integral de la persona.
Ejm. Palmas Magisteriales
Los documentos se registran en la
planilla MERITOS (Anexo 10)
9.
DEMERITOS
Se archivarán los documentos que signifiquen
sanciones aplicadas por la UNMSM, en cualquier nivel, o entidad ajena a ella,
registrándolos cronológicamente en la planilla DEMERITOS (Anexo 11)
10.
REGISTRO
DE ASISTENCIA
Se archivará el Cuadro de Asistencia Mensual/Anual
Personal (Anexo 3 de la Directiva 001-OGP-95) (Anexo 12 de esta directiva) que
anualmente emite en forma consolidada la Unidad de Control de Asistencia de
Personal.
La información para períodos anuales no completos se
mantendrá en el programa de cómputo de Control de Asistencia del Personal, que
complementa el programa de cómputo de Legajo Personal.
11.
REGISTRO
DE REMUNERACIONES
Se archivará el Informe Anual de
Remuneraciones que emite la Oficina de Presupuesto y Sueldos (Anexo 13).
III DEL PROGRAMA DE COMPUTO
DEL LEGAJO PERSONAL
1.
Toda la
información consignada dentro del Legajo Personal se registrará en el
denominado Programa de Cómputo del Legajo Personal.
2.
La información del
Legajo Personal a nivel de la UNMSM ingresada al programa de cómputo se mantendrá
actualizada en el Oficina General de Personal.
3.
El programa
computarizado del Legajo Personal constará de:
·
las fichas de
datos personales (Anexo 1)
·
de datos
familiares (Anexo 2)
·
las planillas de
Resoluciones de la Carrera Laboral (Anexo 3)
·
Registro de
Resoluciones de Beneficios (Anexo 4)
·
Registro de
Documentos de Estudios y Capacitación (Anexo 5).
·
Registro de
Permisos y Licencias por Capacitación (Anexo 7).
·
Registro de
Permisos y Licencias por Asuntos Personales y Particulares (Anexo 8).
·
Investigación y
Publicaciones (Anexo 9)
·
Méritos (Anexo 10)
·
Deméritos (Anexo
11)
4.
El programa de
cómputo del Legajo Personal se integrará con los siguientes programas de
cómputo:
·
Archivo Central de
Resoluciones de la Oficina General de Personal.
·
Control de asistencia
del personal administrativo y obrero (Anexo 3 Directiva 001-OGP-95) y Control
de Asistencia del Personal Docente
(Formulario 3 Directiva 005-OGP-95).
·
Registro de
descansos médicos otorgados (Anexo 1 Directiva 004-OGP-95).
5.
En todo documento
del Legajo Personal cuya información sea ingresada al programa de cómputo,
deberá colocársele un sello con la siguiente leyenda.
·
Digitado
·
Fecha
·
Apellidos Nombre
·
Firma
6.
El llenado de las Fichas
y Planillas, que integren el Legajo Personal, será efectuado por el programa de
cómputo del Legajo Personal.
7.
Cada vez que se
actualice la información en el programa de cómputo, se imprimirá la nueva ficha
o planilla actualizada, que reemplazará a la que existe en el Legajo Personal
debiendo quedar la anterior como antecedente por un periodo máximo de 3 años,
salvo que repita la información anterior y ésta se encuentre en el programa de
cómputo, en este caso deberá ser
eliminada la anterior.
8.
Toda la
información actualizada del Legajo Personal en el programa de cómputo será
remitida mensualmente de las Facultades a la Oficina General de Personal y
viceversa en tanto no exista una red que la integre.
9.
La información que
ingresa al programa de cómputo no podrá ser borrada ni modificada; la
corrección que hubiese necesidad de hacer se efectuará con un nuevo ingreso
autorizado por autoridad responsable cuyo código queda registrado.
10.
El programa de
cómputo permite el acceso solo a la persona autorizada y el ingreso de
información se cierra con la fecha y el código del usuario.
