Organos de Apoyo OGBU UNMSM

ORGANOS DE APOYO

1.-UNIDAD DE SECRETARIA

La Unidad de Secretaria depende directamente de la Jefatura de la Oficina General de Bienestar Universitario. El jefe de la Unidad de Secretaría es el responsable del registro y control de la documentación que ingresa y despacha la Oficina. Coordina internamente con los diversos órganos de la Oficina General de Bienestar Universitario.

FUNCIONES GENERALES

Esta unidad tiene como funciones generales:

Administrar la documentación que ingrese, tramita y emite la Oficina General de Bienestar Universitario, estableciendo un sistema de Mesa de Partes General.
Atender e informar al público sobre los procedimientos administrativos y servicios que tramita o brinda la Oficina General de Bienestar Universitario.
Mantener y llevar el archivo de documentos de la Jefatura de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Apoyar directamente la labor del Jefe de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Disponer el cuidado, aseo, orden y mantenimiento de Oficina General de la Bienestar Universitario.
Mantiene, coordina, comunica sobre la agenda de reuniones.
Supervisa el trabajo del personal de secretaría.

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Unidad de Secretaría tiene las siguientes funciones específicas:

Prestar apoyo de secretaría a la Jefatura para la marcha general de la OGBU, ejecutando los trámites relacionados a su cargo y que le fuera asignado por la Jefatura.
Realizar el despacho con la Jefatura de la O.G.B.U. preparando la documentación para su firma de acuerdo a sus instrucciones.
Elaboración de documentos (oficios, memos e informes).
Distribuir y registrar la correspondencia de circulación interna y externa, utilizando los cuadernos de cargo respectivos.
Conducir el trámite documentario de la O.G.B.U., recepcionando y clasificando toda la correspondencia y documentación, para el despacho de la O.G.B.U.
Llevar la Agenda de Citas, reuniones; llamadas telefónicas y entrevistas.
Clasificación, registro y archivo de la documentación de la O.G.B.U.
Supervisar y distribuir las tareas entre el personal de apoyo de la Secretaría.
Otras que le asigne la Jefatura de la Oficina General de Bienestar Universitario.

Actualmente la encargada de esta Jefatura es la Sra. Elizabeth Cansinos Taipe.

En esta unidad también se cuenta con el apoyo de la Sra. Selene Pezantes Peña, como Asistente en la Unidad de Secretaría.

En la actualidad, Mesa de Partes de la OGBU, se encuentra ubicado en un área acondicionado de la Clínica Universitaria (Ingresando por la puerta principal a la mano derecha), lugar donde a partir de la fecha se esta recepcionando la documentación que va dirigida al Jefe de la Oficina General de Bienestar Universitario.

2.-OFICINA DE COORDINACION ADMINISTRATIVA

Es la Oficina de apoyo de la OGBU encargada de la administración, economía, informática, abastecimiento y servicios de mantenimiento de las Oficinas y Unidades de la O.G.B.U. Depende directamente de la Jefatura de la Oficina General de Bienestar Universitario.

FUNCIONES GENERALES

Esta Oficina tiene por funciones generales:

Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Evaluar el anteproyecto de Presupuesto de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Administrar el Fondo Fijo y los Recursos Propios que se asignen o generen las dependencias de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Efectuar la Fiscalización Contable de la ejecución del Presupuesto, Fondos y Recursos Propios de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Difundir las normas, reglamentos y disposiciones administrativas que corresponda.
Supervisar el control asistencia y permanencia del personal de la Oficina General de Bienestar Universitario en sus puestos de trabajo. Elaborar el Rol Anual de Vacaciones.
Conducir la Administración de los equipos, locales, materiales y bienes de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Supervisar la sistematización de la información técnica especializada.
Coordinar y consolidar los cuadros de necesidades de todas las oficinas de la OGBU.
Formular y proponer cambios en el Manual de Organización y Funciones de la OGBU .
Realizar el control interno del Almacenamiento, distribución de equipos, bienes y materiales a las Oficinas y Unidades de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Coordinar con las diversas unidades de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Otras funciones que le asigne la Jefatura de la OGBU.

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa tiene por funciones:

Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones de la O.G.B.U.
Proponer a la Jefatura de la O.G.B.U. las normas y directivas de Coordinación Administrativa que velen por la eficacia administrativa y la eficiencia de la organización en el cumplimiento de los programas.
Conducir la administración de los equipos de Bienes y Servicios, supervisa los almacenes de la OGBU y el inventario de bienes patrimoniales.
Informar de manera permanente al personal las disposiciones generales administrativas, haciendo respetar las disposiciones establecidas, en cumplimiento de la política de personal de la Universidad.
Proponer los gastos con los Fondos Fijos Renovables y/o Caja Chica asignados a la Jefatura de la O.G.B.U. descentralizando hacia las Oficinas y supervisando la centralización en la Tesorería de la Universidad los ingresos propios obtenidos de las actividades realizadas en la O.G.B.U.
Supervisar las acciones de mantenimiento de las Residencias, Comedores Universitarios, Gimnasio, Piscina y otros ambientes de la O.G.B.U., mediante coordinaciones con las instancias pertinentes.
Otras que se le asigne la Jefatura de la Oficina General de Bienestar Universitario.

Actualmente el encargado de esta Jefatura es el Señor Jaime Gregorio Díaz Araujo.

3.-UNIDAD DE ECONOMIA Y CONTABILIDAD

La unidad de Economía y Contabilidad depende del Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa. Es el responsable del cumplimiento de las disposiciones económicas, elaboración del presupuesto anual de la O.G.B.U.

FUNCIONES GENERALES

Esta unidad tiene como funciones generales:

Formular anualmente el Proyecto de Presupuesto de la Oficina General de Bienestar Universitario y efectuar el balance correspondiente.
Informar sobre el Fondo Fijo Renovable y los Recursos Propios que se asignen o generen las dependencias de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Efectuar la Fiscalización Contable de la ejecución de Presupuesto, Fondos y Recursos Propios de la Oficina General de Bienestar Universitario.

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Unidad de Economía tiene por funciones:

Formular y elevar a la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa de la OGBU, el anteproyecto de presupuesto, personal y de Bienes y Servicios de la Oficina General de Bienestar Universitario en forma anual y oportuna.
Preparación de la información de rendición del fondo fijo renovable de la Oficina General de Bienestar Universitario, así como supervisar los fondos específicos asignados a las unidades.
Realizar actividades de fiscalización contable en todas las dependencias de la O.G.B.U., de lo recaudado por ingresos propios a la universidad.
Elaborar los cuadros informativos de Coordinación Administrativa.

Actualmente el encargado de esta Jefatura es el Señor Walter Caycay Landa

4.-UNIDAD DE PERSONAL

La Unidad de Personal depende directamente de la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa. Es responsable de controlar la asistencia y permanencia del personal de la O.G.B.U. en sus puestos de trabajo.

FUNCIONES GENERALES

Supervisar el control de asistencia y permanencia del personal de la Oficina General de Bienestar Universitario en sus puestos de trabajo.
Velar por el cumplimiento del Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Elaborar el Rol Anual de Vacaciones.
Tramitar lo relacionado a las licencias, permisos y otros de los trabajadores.

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Unidad de Personal tiene por funciones:

Elaborar el reporte mensual de asistencia y permanencia de los trabajadores de la OGBU.
Elaborar el reporte mensual de los trabajadores de los Comedores Universitarios que perciben subvención económica.
Realizar el trámite administrativo de licencias, permisos, descuentos por planilla y otros de los trabajadores permanentes y por Servicios No Personales.
Elaborar el rol anual de vacaciones, controlar e informar su cumplimiento o variación.
Realizar la difusión de disposiciones internas de la Universidad.
Orientar y apoyar al personal en sus diversos trámites administrativos.
Preparar informes para la Jefatura de la Oficina General de Personal.
Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa.

Actualmente el encargado de esta Jefatura es el Sr. Oscar Román Ampuero López, quien cuenta con el apoyo directo de dos trabajadores contratados quienes son:

El Sr. Vernazza Elezalde, Guillermo (Chofer de la OGBU) y
La Sra. Gonzales Flores, Janett Giovanna (Personal de limpieza de la OGBU)

5.-UNIDAD DE INFORMATICA Y COMUNICACIONES

La Unidad de Informática y Comunicaciones es el responsable de los programas informáticos que integran el sistema de la Oficina General de Bienestar Universitario y del mejoramiento de las técnicas para procesar la información de sus Oficinas y Unidades, a fin de optimizar la gestión administrativa y facilitar la toma de decisiones. Depende del Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa. Coordina con todas las Oficinas y Unidades de la O.G.B.U

MISION:
"La Unidad de Informática y Comunicaciones (UIC) es un órgano, que tiene por misión brindar un servicio ágil y eficiente en el uso de los equipos y herramientas informáticas a las diferentes dependencias de la OGBU garantizando un normal desempeño de sus actividades".

VISION:
"Ser una Unidad con un modelo de gestión de recursos capaz de brindar nuevos y mejores servicios de información al servicio de la OGBU, facilitando el acceso a las diferentes unidades y oficinas de esta dependencia y de la Comunidad Sanmarquina , donde la Unidad de Informática y Comunicaciones actúa como agente de cambio desarrollando para tal efecto soluciones basadas en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (“TIC's”) que faciliten la disponibilidad de información para la oportuna toma de decisiones".

FUNCIONES GENERALES

Conducir y desarrollar programas de aplicación específica para la Oficina General de Bienestar Universitario a fin de optimizar la gestión administrativa y de facilitar la toma de decisiones.
Optimizar el manejo de la información procesada en las Oficinas y/o Unidades de la OGBU, para brindar información veraz y oportuna a fin de contribuir el desarrollo de sus actividades.
Realizar la difusión de las actividades sociales, culturales y deportivas de la OGBU mediante materiales de difusión.

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Unidad de Informática tiene por funciones:

Brindar a la O.G.B.U. información sistematizada, veraz y oportuna a fin de contribuir al desarrollo de sus actividades y resolver problemas de gestión y administración de la información.
Elaborar programas informáticos para el manejo de la información procesada en las Oficinas y/o unidades de la OGBU, asegurando la confidencialidad de estas áreas.
Brindar asesoría y capacitación al personal de la O.G.B.U., a fin de agilizar las labores de las Oficinas de Vivienda, Alimentación, Recreación y Deportes, Coordinación Administrativa, Servicio Social.
Preparar Cuadros Estadísticos que solicite la Jefatura de la O.G.B.U.
Velar por el buen funcionamiento de los equipos de cómputo de las oficinas que conforman la O.G.B.U.
Supervisar y evaluar frecuentemente los resultados que pueda obtener del Sistema de Scanner sobre el control de ingreso de los usuarios al comedor universitario y coordinar con el personal operador.
Realizar las coordinaciones necesarias para mantener actualizada la página Web de la Oficina General de Bienestar Universitario.
Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa.

Actualmente el encargado de esta Jefatura es el Señor Tito Humberto Luján Horna.

En esta unidad labora como asistente administrativo el Lic Wilber Hugo Mamani Bombilla, quien se encarga de apoyar en todo el trabajo necesario relacionado con está unidad, el mismo que aparece en la imágen superior derecha..

6.-UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

La Unidad de Servicios Generales depende directamente del Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa. Es responsable de la conservación y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la O.G.B.U. Las coordinaciones y acciones para la ejecución de las obras serán directamente con el Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa de la O.G.B.U.

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Unidad de Servicios Generales tiene por funciones:

Coordinar y ejecutar las labores de mantenimiento de la planta física de la Oficina General de Bienestar universitario.
Coordinar las reparaciones de equipos, con los jefes de cada Oficina o Unidad de la O.G.B.U.
Supervisar la realización de las obras, sean de mantenimiento o de construcciones, elevando los informes respectivos a la Jefatura de Coordinación Administrativa.
Evaluar las obras, hacer un cálculo presupuestal estimado en materiales que va a emplear para su reparación.
Llevar el inventario de los bienes patrimoniales, muebles e inmuebles de la Universidad asignadas a la O.G.B.U.
Coordinar con la Oficina General de Operaciones y Mantenimiento, sobre las deficiencias mayores que pueda haber para las reparaciones de Equipos y/o construcción.
Elaborar el cuadro de necesidades, de acuerdo a los servicios que se esta brindando y/o que se va a brindar a las diferentes Unidades de la OGBU.
Coordinar con el personal de la Oficina de Administración de Mantenimiento General para la ejecución de las obras.
Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa.

Actualmente el Jefe de esta Unidad es el Sr. Victor Martel Benavides.

7.-UNIDAD DE ALMACEN

La unidad de Almacén depende directamente de la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa. Es la unidad encargada del abastecimiento de bienes materiales para las Oficinas y Unidades de la Oficina General de Bienestar Universitario de la Oficina General de Bienestar Universitario. Coordina con las diversas unidades de la OGBU.

FUNCIONES GENERALES:

Supervisar las labores de almacenamiento, distribución de equipos, bienes y materiales a las oficinas y unidades del Bienestar Universitario.
Coordinar y consolidar los cuadros de necesidades de todas las oficinas y unidades de la Oficina General de Bienestar Universitario

FUNCIONES ESPECIFICAS

El Jefe de la Unidad de Almacén tiene por funciones:

Confeccionar el consolidado del cuadro general de necesidades de bienes y servicios de las diferentes áreas de la Oficina General de Bienestar Universitario y presentarlo a la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa.
Atender los requerimientos de la Oficina de Bienestar Universitario, control de Ingresos y Egresos de bienes del Almacén.
Elaborar el reporte trimestral de necesidades para el Plan Anual.
Recepcionar los materiales, de acuerdo a los pedidos trimestrales.
Coordinar la oportuna recepción y distribución material mensual y trimestral de las diferentes áreas de la de la O.G.B.U.
Velar por el mantenimiento de los bienes y el local de almacén.
Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Coordinación Administrativa.

Actualmente el encargado de esta Jefatura es el Sr. Sósimo Emilio Asto Montes.