Oficina de Control Previo y Fiscalización

Directiva N º 01-DGA-OGE-2011
APERTURA Y MANEJO DEL FONDO FIJO PARA LA CAJA CHICA

R.R. N º 3342-R-09

1. Todo   trámite de reembolso de Caja Chica   debe contar con el reporte de Consulta de RUC   y Autorización de Impresión de los comprobantes de pago de la Pagina web de la Sunat,   los mismos que deben coincidir con los datos de los comprobantes de pago impresos:
2. Todo comprobante de pago debe imprimirse posterior a la fecha de autorización y debe   estar   debidamente   autorizada por la Sunat.
3. Esta prohibido presentar como sustento comprobantes de pago que se paguen con tarjetas de crédito.
4. Las movilidades se origina de la U.N.M.S.M y es utilizado por desplazamiento por personas que tengan relación laboral de dependencia o contractual con la Universidad por el desplazamiento de funcionarios o servidores públicos en comisión de servicio:   es decir   por labores institucionales.
5. La Universidad es una persona jurídica cuyo numero de RUC es: 20148092282, por lo tanto los      encargados   de la adquisiciones de bienes y/o servicios deben hacerlo con proveedores que emitan   FACTURA, teniendo en cuenta   que la Universidad Nacional Mayor de San Marcos ha sido      incorporado por la Sunat como “Agente de Retención” desde 1 º de de noviembre del 2002      con R.S.   135-202.   La Boleta de Venta, de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago en es      cuando      se adquiere bienes y/o servicios se emitirá en operaciones con consumidores finales. ¿ A que      se denomina consumidor final? .   Es aquella persona que adquiere un bien para su propio uso o consumo. El uso de la Boleta de Venta deberá   utilizarse por importes razonables y debidamente justificados.
6. Los documentos sustentatorios de gastos, deben contar con la descripción de cantidad, detalle, precio unitario y total de los bienes adquiridos, en concordancia con lo previsto en el   Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT; la conformidad de la recepción de bienes por el funcionario competente, con precisión de sus nombres y apellidos, firma u número de DNI; y el      documento que acredite el destino o uso de dichos bienes; de tal manera que los fondos públicos      sean ejecutados de manera transparente, debiéndose evitar que dichos comprobantes de pago contengan frases como: “servicios prestados”; “servicios varios”; “productos varios”;“abarrotes”; “artículos de limpieza”; “ materiales diversos”;“materiales de oficina”;      Ã¢â‚¬Å“útiles de escritorio”; “consumo”, etc.   Y como justificación frases como: “ atención   actividades programadas”. (Recomendaciones OCI).
7. Los documentos sustentatorios de Servicio de Terceros,     sean por servicios esporádicos, vale decir no continuos ni consecutivos y cuenten con el detalle del servicio prestado, la conformidad del   servicio emitida por funcionario competente, con precisión de sus nombres y apellidos, firma y número de DNI. (Recomendaciones OCI)
8. Los documentos sustentatorios de gastos de obligaciones menudas y urgentes, sean objeto de rendición de cuenta en los plazos previstos y de reembolso en el marco del Fondo para Caja Chica, debiéndose evitar trámites adicionales e innecesarios de “Reembolsos de Mayores Gastos”. (Recomendaciones OCI).
9. Los reembolsos, es aplicado para la Caja Chica, siendo otros reembolsos solo procedente en casos   de emergencia, no siendo procedente aquellos gastos que debieron ser   tramitados oportunamente   por los canales administrativos correspondiente previstos.   Sólo se aceptarán en casos excepcionales      y no se tramitará por la compra de bienes de capital.
10. En las Facultades,   los Comprobantes de pago con presunción de haber sido modificados en su   contenido o que presenten borrones y enmendaduras, en el manejo del Fondo de Caja Chica deben      ser devueltos a la dependencia que remitió dichos documentos, a fin de que se realice las subsanaciones del caso.   En toda las dependencias de la Administración Central,   los reembolsos de Caja Chica deben tramitarse con Comprobantes de Pago que no presenten borrones y/o enmendaduras.   (Recomendación de la OCI).