El Sistema de Gestión Documental (SGD) permitirá realizar procesos internos como envío y recepción de resoluciones decanales, informes, memorandos, etc.

A raíz de la situación que se vive por el estado de emergencia y la medida de aislamiento social, muchos de los trámites documentarios que se realizaban de forma presencial se han visto obligados a remitirse desde las plataformas virtuales.

En dicho contexto, la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (UNMSM), a fin de garantizar la continuidad de los servicios administrativos y académicos, emitió un comunicado donde pone a disposición de las facultades y dependencias las plataformas de Módulo de Atención de Trámites (MAT) y el Sistema de Gestión Documental (SGD).

Esta gestión que viene directamente promovida desde el Sistema de Gestión Documental con Firma Digital SGDFD – Cero Papeles, se estableció mediante la Resolución Rectoral N°00542-R-18, aprobándose la Directiva N°001-2017-UNMSM/SGDFD versión 1.2 - NORMAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGDFD en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.

Así, por los Principios Generales de Acceso Seguro a los Servicios Públicos Electrónicos, establecidos en el artículo 41 del Reglamento de la Ley N°27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales y en las garantías para la prestación de servicios públicos digitales del artículo 18 del Decreto Legislativo N°1412, Ley de Gobierno Digital, se hizo saber a la comunidad sanmarquina lo siguiente:

El Módulo de Atención de Trámite (MAT) servirá para los trámites TUPA académicos y otros más que se irán incluyendo de acuerdo con la demanda y priorización.

  1. Se autoriza hacer uso del Sistema de Gestión Documental (SGD) para todos los procesos internos de la UNMSM: envío y recepción de resoluciones decanales, informes, presupuestos, informes económicos, oficios, memorandos, circulares, hoja de envío, etc. Todos estos documentos se firmarán digitalmente y se emitirán mediante el SGD a los responsables para que envíen a sus subdependencias si las tuvieran, y designen al personal de apoyo (secretaria-personal administrativo). Ello en el enlace https://spsgd.unmsm.edu.pe/sgd/login.do
  1. Para ello, es necesario llenar el formato adjunto (Formulario para registro en el Sistema de Gestión Documental) con los datos del personal de su dependencia. Este formulario será enviado solo a los encargados de las oficinas correspondientes.
  1. Dicho formulario debe ser remitido al correo sgd.tramite@unmsm.edu.pe con el fin de generar los usuarios y tramitar los certificados digitales correspondientes.
  1. Asimismo, se informó que ya está habilitado el Módulo de Atención de Trámite (MAT) para los trámites TUPA académicos y que se incluirán gradualmente más trámites de acuerdo con la demanda y priorización. Ello en el enlace http://tramiteonline.unmsm.edu.pe/sgdfd/mat/
  1. Cabe mencionar que, solo podrán tener firma digital las autoridades que ejerzan algún cargo directivo o jefatura. El personal administrativo tendrá acceso al SGD para registrar, elaborar, visualizar, clasificar, derivar, atención y archivamiento de documentos, pero solo podrán emitirse mediante firma de las autoridades.

Desde esta plataforma, los usuarios podrán realizar sus trámites de forma ágil y sin procesos engorrosos. Cabe recordar que la gestión de Cero Papeles hace poco logró que estudiantes de la Facultad de Medicina Humana pudieran recibir sus títulos profesionales de manera digital.